Projekt

Projektledare är en vanlig roll i dagens arbetsliv. Denna roll innebär först och
främst att leda projekt så att avsedda mål uppnås. I detta arbete ingår ofta att
vara såväl pådrivare som administratör.
Ett projekt kännetecknas av att det är målstyrt, temporärt, begränsat och
unikt.

Enkla och tydliga mål är grundläggande för projekt. Projekt är temporära
eftersom de existerar under den tid som behövs för uppgiftens genomförande.
Projekt har alltid begränsningar i form av tid, pengar och andra resurser.
Projektmål är de konkreta målen för respektive projekt, t.ex. uppförande
av en större byggnad. Effektmål är de resultat som ska uppnås med projektet,
t.ex. bedrivande av hotellverksamhet i den inom ramen för projektet uppförda
byggnaden. Projektmål bör vara specifika, mätbara, accepterade, realistiska och
tidsatta.

Projekt kan vara externa eller interna. Affärsprojekt är externa och har således
en extern beställare. Beställarrollen är en svår och många gånger underskattad
roll i projektsammanhang. Beställaren initierar och finansierar projektet.
Projekt kan vara mer eller mindre komplexa. Projekt genomförs ofta i flera
faser.

Intressenthanteringen är en viktig och avgörande faktor för ett projekts fram-
gång.
En tydlig och klar definition av projektets omfattning är en grundläggande
faktor. Projektstrukturen brukar beskrivas med hjälp av en s.k. Work Breakdown
Structure (WBS). Denna struktur används därefter även för projektets tidplaner
samt dess ekonomi.

Hantering av projektekonomi innebär att först utarbeta projektets budget.
Under genomförandet måste man sedan hantera projektets dispositioner, dvs.
vad som är bundet i beställningar till leverantörer. Därefter hanteras fakturering
och betalningar.

Planering av projektets resursanvändning över tiden är viktig. Ett vanligt fel är
att man har för låg bemanning i början. Det innebär att man skjuter en puckel
av arbete framför sig, en puckel som vanligen bara blir större och större. Resurs-
förbrukningen över tiden har ofta formen av en S-kurva.

Hantering av osäkerheter är grundläggande. Osäkerheter kan vara av två slag,
nämligen möjligheter och risker. Sannolikhet respektive verkan används för att
beskriva möjligheter och risker. Projekthantering handlar till stor del om avvi-
kelsehantering.

Uppföljning är en central del av arbetet under projektets genomförande. Den
ska ske regelbundet. Uppföljning av hela projektet bör ske minst en gång i
månaden. I början av projektet är det ofta lämpligt med veckovis uppföljning.
Det gäller att följa upp resultat, tidsläge och ekonomi och tidigt se trender så att
sluttid och slutkostnad kan bedömas.

Ändringshantering är en annan central del i projektarbetet. Ändringar uppstår
alltid och det gäller att hålla reda på dem.
Hur gick det i projektet? Erfarenhetsåterföring är ett viktigt område som
många gånger inte får den uppmärksamhet som det förtjänar.

Bengt Karlöf publicerat 2007-11-22