Sök på Chef.se
Chef logo

Lördag 4 februari 2012

 
Annonser:








STARTSIDA

CHEFENS VERKTYG

Lön

Personal

Kommunikation

Hälsa

Arbetsmiljö

Chefskap

Utveckling

Mallar

Avtal

UTBILDNINGAR

NÄTVERK

EVENEMANG

BLOGGAR

CHEF.EGO

EXPERTERNA

CHEFSJOBB

ANNONSERA

PRENUMERERA

OM CHEF

FAKTA OM CHEFER

Senaste chefsjobben

Alla lediga chefsjobb


Arbetsförmedlingens chef får toppbetyg
Ena stunden kramas hon, andra gormar och skäller hon och sätter ner foten så hårt att medarbetarna känner sig överkörda. Generaldirektören för Arbetsförmedlingen, Angeles Bermudez-Svankvist, har temperament men hamnar högt i Ledarligan.

Läs mer

Ledarligan – topplistan över de bästa och sämsta cheferna
Rebecca Friedrich
Foto: Magnus Laupa

»Vi jagade bort tidstjuvarna«

Det tog bara ett halvår för Rebecca Friedrich att jaga bort tidstjuvarna från sin avdelning. På köpet fick hon mer engagerade medarbetare. Och ett bättre resultat.

Läs mer
Annons:

Så blir ni mer effektiva


1. Gör processen tydlig, till exempel för inköp eller redovisning, så att det blir tydligt var den börjar och var den slutar. Visualisera genom att rita upp hur ni arbetar.

2. Utse grupper som veckovis samlas för att diskutera möjligheter till förbättringar.

3. Låt grupperna identifiera och strukturera problemen: Hur ofta och varför uppstår de? Vad kan vi göra för att undvika dem? Vilken effekt vill vi att åtgärderna ska få?
När ni är klara gör ni en åtgärdsplan och utser en ansvarig för att genomföra förändringarna.

4. Kartlägg vad företaget kan lära sig av misstagen. Dokumentera.

5. Se problem som en möjlighet att förbättra processen ännu mer. Men undvik att utse syndabockar när problemen identifieras.


Rebecca Friedrich

Ålder: 28.
Gör: Gruppchef för Leverantörsfaktura på Skanska affärsstöd.
Motto: Våga anta utmaningar, det ger den största personliga utvecklingen.
Bästa ledaregenskap: Bra lyssnare.
Drivkraft: Att jobba tillsammans med andra och gemensamt arbeta fram lösningar till förbättringar för att driva verksamheten i rätt riktning.
Lön: Kunde vara bättre.
Kontakt: .


Artiklar som länkar till denna:



Kurser som behandlar detta ämne:

Bli Bli medlem / logga in för att lägga till egna taggar.

Förr hade Skanskas affärsstöd en daglig kö på 20 000 väntande leverantörsfakturor. På ett halvår minskade man antalet till femtusen – och sänkte därmed kostnaden för dröjsmålsräntor från fem miljoner till tre.

Vem hade kunnat tro att en hundraårig modell för att effektivisera löpande bandet också skulle bli en metod att effektivisera ekonomiadministration?

Lean production innebär att alla delar i en process ska finnas på rätt plats vid rätt tillfälle. Delar som får ligga på lager och medarbetare som får stå sysslolösa kostar pengar. Metoden passar som hand i handske där det enkelt går att mäta besparingar i till exempel spikar och arbetstimmar. I administrativa processer däremot, till exempel inköp eller redovisning, är den inte lika lätthanterlig.

»Ja, det vore ju lättare om vi jobbade med att laga köttbullar. När det handlar om administration är det svårare att se hela processen och sin egen del av den«, säger Rebecca Friedrich, gruppchef för leverantörsfaktura på Skanska affärsstöd.
Men det går. Genom att använda Lean administration – den administrativa motsvarigheten till Lean production – har Skanska affärsstöd på bara ett halvår fått bort nästan allt onödigt tidsspill.

Det första steget var att kartlägga avdelningens arbetsprocesser– var började och slutade de? Processerna ritades upp för att bli tydligare.
Den viktigaste kanalen i arbetet är det som kallas för »tavelmöten«. De hålls en gång i veckan och innefattar alla medarbetare, uppdelade i grupper om åtta till tio personer. Grupperna hålls små för att alla ska komma till tals. Det är viktigt för att kunna identifiera samtliga problem.

»Till en början var det svårt att få medarbetarna att känna sig bekväma med att prata. Men efter några tavelmöten släppte det och nu är de väldigt engagerade«, säger Rebecca Friedrich.

Chefen leder oftast tavelmötena. Men tanken är att även medarbetare ska ta rollen som »vägvisare«, som det kallas på lean-språk.
Medarbetarna arbetar med att identifiera problem och strukturera upp dem i frekvens, orsak, nytta och effekt.

Det är viktigt att inte utse någon syndabock, utan att koncentrera sig på hur och varför problemet har uppstått. Det kan hjälpa företaget att lära sig av misstagen. Gruppens arbete mynnar sedan ut i en åtgärdsplan, där en medarbetare får ansvaret för att driva genom förändringen.

Grunden för lean administration utgörs av medarbetarnas engagemang. Det innebär bland annat att en enskild medarbetare själv får arbeta med de förändringar han eller hon vill genomföra. Det är chefens uppgift att följa upp att de verkligen genomförs, men medarbetarna får ta ansvaret för att hitta lösningar och sätta igång åtgärderna.

I ett företag där alla medarbetare är delaktiga minskar risken för att saker hamnar mellan stolarna. Där hamnade idéer ofta tidigare då den traditionella förslagslådan tillämpades på Skanska affärsstöd.

»Det har aldrig riktigt funkat. Förslagen blev ofta liggande och glömdes bort«, säger Rebecca Friedrich.

Men sedan Lean administration började tillämpas har ett hundratal förslag lagts fram och åtgärdats inom Skanska affärsstöd.
Förslagen sträcker sig från stora omfattande förändringsarbeten till mer vardagliga, som hur färre utskrifter kan minimera tidsödande spring fram och tillbaka till skrivaren.

»Hade en chef sagt att ’de här sakerna ska åtgärdas’ hade det aldrig funkat. Det blir mycket enklare när det kommer från medarbetarna själva. Det ger en enorm kraft i organisationen. Och kraften kommer underifrån«, säger Rebecca Friedrich.

Arbetet med Lean administration har också fört chefer och medarbetare närmare varandra. Chefen blir mer medveten om vad medarbetarna gör och mer insatt i detaljer.
Varje vecka blir det små förbättringar. Så även om kostnaden är stor för att låta 60 medarbetare sitta i möte en timme i veckan, så blir besparingarna på sikt desto större.

Det goda resultatet har även gjort ett avtryck i avdelningens senaste medarbetar­enkät.
»Då fick vi bevis på det som vi hade på känn, att arbetsglädjen har ökat. Alla är mer engagerade nu«, säger Rebecca Friedrich.

Av: Fredrik Emdén, foto: Magnus Laupa

publicerat 2008-12-10


Betyg på artikeln


Sätt ditt eget betyg på artikeln:


Kommentera artikeln:

Signatur:

Email (ej obligatoriskt):

Kommentar:

Kom ihåg min personliga information

Meddela mig om uppföljande kommentarer?

Fyll i ordet du ser nedan:





Percy

Percys 8 råd för styrelsearbete

Ojämlikt distansarbete

FEBRUARI: MEDIATRÄNING. CHEFEN OCH DREVET
Nicke Franchell, printchef på Aftonbladet, är en av Sveriges mest erfarna kvällstidningsjournalister. Med sina 28 år mitt i nyhetsflödet ger han Chefs deltagare en unik inblick i hur journalister tänker och fungerar.
Läs mer och anmäl dig här
Leda projekt

Du ska leda ett projekt. Har du vad som krävs?


Kontorsväxternas fem-i-topp

Övertid ger ökad risk för depression

Mårten: Bra artikel, men har forskarna uteslutit att både övertidsarbete och depression är resultat av överambition (A-personlighet)?

4

Kommentarer

Skönlitteratur ger djupare kunskaper i ledarskap

Tjocka o smala

Danska chefer ratar tjockisar

Unga drömmer om att bli ingenjörer

Annons:

Fingrar i kors

Många förskönar sitt CV

Bebisar

Halva föräldraledigheten en dröm för manliga chefer

Slutet för nio till fem?

JOO: Känns som en 20 år gammal artikel som grävts fram... Men videon var bra...

1

Kommentar

Mynt o piller

Högt pris för ohälsa

Tangentbord

Bli en vassare chef – du är bara några musklick bort

Mina medarbetare är ögontjänare

Lasse: Tala om för alla vad som gäller och låt dem inse att du också vet vad som händer när du är borta. Utan att peka ut varifrån du får din information.

11

Kommentarer

Tre faktorer som skyddar mot utbrändhet

Carin: Dagens samhälle kan beskrivas med ett enda ord STRESS,därav utbrändhet oavsett barndom,ekonomi,utbildning! Mitt betyg blir MINUS 10

5

Kommentarer

2012 – revolutionens år är här!

tb: Skojar du? Det finns inga "riktiga" intressen från de som har makten/pengarna att förändra någonting alls. Blir det någon förändring så blir det bara kosmetiska sådana! Vanliga döda…

1

Kommentar

En ny syn på auktoritet

Wesslan: Han skulle jag vilja ha som chef!

2

Kommentarer

Anders Borg

Anders Borg till Kompetensgalan

Para ihop ditt nätverk på lunch

oraklet: nöden har ingen lag

1

Kommentar

Årets första Chef

Chefer jobbar mest obetald övertid

Pelle: Som tekniker med ansvar för stora samhällsviktiga system blir man upprörd över att, oftast, välbetalda chefer gnäller över att de behöver svara på mejl någon söndag. Prova att bli väckt…

6

Kommentarer

Fem myter om framgångsrika företag

Finalisterna till Årets Chef klara

Annons:

Mest läst

Mest kommenterat

Annons:

De 10 främsta projektledningstrenderna för 2012
De 10 främsta projektledningstrenderna för 2012, enligt ESI lyder:1. Program management kommer att ta fart, men resurser är fortfarande en bristvara2. Samverkande mjukvarulösningar kommer att bli ett ... Läs mer
Läs andra bloggar

Policy, lön vid teambuilding, fester och firmaresor

Hej!

Vad är vanligt bet. lön och ersättning vid firmaresor, firmafester samt teambuilding?
Vi hade en …
Ur forum: Lön
2 svar
 01/30/2012 03:18 em


lögn och förtroende

Sedan urminnes tider har människan försökt, med olika knep, utröna
om den andre ljuger eller ej. …
Ur forum: Konflikt & dilemma
3 svar
 02/04/2012 04:29 em


vem kan man lita på ?

I de flesta anställningsärenden är personligheten - främst tillförlitligheten,
den tyngsta faktorn. Det är därför märkligt …
Ur forum: Karriär & kompetens
10 svar
 01/15/2012 03:24 em


NOTERAT
Danska chefer ratar tjockisar

UTBILDNING
Bli en vassare chef 


Omslag


Innehåll- och omslagsgalleri

»Hur hittar jag ett bra chefsnätverk?«
Experterna. En av våra läsare har kört fast och vill hitta ett bra nätverk att bolla med. Se vad vår karriärexpert svarar. Och kom gärna med dina tips!
Ställ en egen fråga
Läs fler svar från experterna

Gudrun Sjödén – ett kontrollfreak till chef
Gudrun Sjödén
Cheftest. Så är kändisdesignern som ledare – Chef har testat.

Mikael Ahlerups tuffa framgångsresa
Mikael Ahlerup
Årets Chef 2011. Nu är han på toppen. Men vägen dit har varit plågsam – både jobbmässigt och privat.
Undvik att trilla i charmfällan

Sa det klick under intervjun? Så här står du emot charmattacker när du ska rekrytera.
Varning för sociala personer

Forskning tyder på att sociala per­soner kan hämma arbetsprestationen.
Försening ger armhävningar som straff

armhavningar
Sverigechefen för Citroën, Magnus Bengtsson, bötesbelägger sen ankomst till möten med armhävningar.


»Vågar jag berätta att vi ska ha barn?«
Dilemmat. »Jag ska på intervju för ett nytt chefsjobb. Måste jag berätta att min fru är gravid och att jag kommer vilja vara föräldraledig?«. Ge vår läsare ditt råd!
Hur ändrar jag en tråkig jargong?
Vad gör man som ny chef på ett företag där medarbetarna ständigt kritiserar varandra? Det är frågan i veckans dilemma.
Ska de sjuka få jobba hemifrån?
»Å ena sidan tycker jag att de ska ta det lugnt, å andra sidan är det bra att jobbet blir gjort. Vad ska jag göra?«
Hur undviker jag att bli utmanövrerad?
»Det pratas mycket om effektiviseringar just nu i min organisation. Hur gör jag som chef för att inte bli utmanövrerad i samband med det?«
Ska jag berätta om alkoholproblemen?
En före detta kollega söker nytt jobb. Jag måste vara referens. Ska jag berätta om hans alkoholproblem?
Skicka in ett eget dilemma