Sök på Chef.se
Chef logo

Lördag 26 maj 2012

 
Annonser:










STARTSIDA

ARKIV

Lön

Personal

Kommunikation

Hälsa

Arbetsmiljö

Chefskap

Utveckling

Mallar

Avtal

UTBILDNINGAR

EVENEMANG

FORUM

FRÅGA EXPERTERNA

BLOGGAR

ANNONSERA

PRENUMERERA

OM CHEF

Senaste chefsjobben

Alla lediga chefsjobb


Räddaren i nöden
Cheftest. Hon tillträdde som lugnet själv i en skamfilad organisation. Röda Korsets generalsekreterare Ulrika Årehed Kågström har ökat insynen, återupprättat förtroendet och ingjutit nytt mod. Men nu är det krisläge igen.

Läs mer

Ledarligan – topplistan över de bästa och sämsta cheferna
Rebecca Friedrich
Foto: Magnus Laupa

»Vi jagade bort tidstjuvarna«

Det tog bara ett halvår för Rebecca Friedrich att jaga bort tidstjuvarna från sin avdelning. På köpet fick hon mer engagerade medarbetare. Och ett bättre resultat.

Läs mer
Annons:

Så blir ni mer effektiva


1. Gör processen tydlig, till exempel för inköp eller redovisning, så att det blir tydligt var den börjar och var den slutar. Visualisera genom att rita upp hur ni arbetar.

2. Utse grupper som veckovis samlas för att diskutera möjligheter till förbättringar.

3. Låt grupperna identifiera och strukturera problemen: Hur ofta och varför uppstår de? Vad kan vi göra för att undvika dem? Vilken effekt vill vi att åtgärderna ska få?
När ni är klara gör ni en åtgärdsplan och utser en ansvarig för att genomföra förändringarna.

4. Kartlägg vad företaget kan lära sig av misstagen. Dokumentera.

5. Se problem som en möjlighet att förbättra processen ännu mer. Men undvik att utse syndabockar när problemen identifieras.


Rebecca Friedrich

Ålder: 28.
Gör: Gruppchef för Leverantörsfaktura på Skanska affärsstöd.
Motto: Våga anta utmaningar, det ger den största personliga utvecklingen.
Bästa ledaregenskap: Bra lyssnare.
Drivkraft: Att jobba tillsammans med andra och gemensamt arbeta fram lösningar till förbättringar för att driva verksamheten i rätt riktning.
Lön: Kunde vara bättre.
Kontakt: .


Artiklar som länkar till denna:



Kurser som behandlar detta ämne:

Bli Bli medlem / logga in för att lägga till egna taggar.

Förr hade Skanskas affärsstöd en daglig kö på 20 000 väntande leverantörsfakturor. På ett halvår minskade man antalet till femtusen – och sänkte därmed kostnaden för dröjsmålsräntor från fem miljoner till tre.

Vem hade kunnat tro att en hundraårig modell för att effektivisera löpande bandet också skulle bli en metod att effektivisera ekonomiadministration?

Lean production innebär att alla delar i en process ska finnas på rätt plats vid rätt tillfälle. Delar som får ligga på lager och medarbetare som får stå sysslolösa kostar pengar. Metoden passar som hand i handske där det enkelt går att mäta besparingar i till exempel spikar och arbetstimmar. I administrativa processer däremot, till exempel inköp eller redovisning, är den inte lika lätthanterlig.

»Ja, det vore ju lättare om vi jobbade med att laga köttbullar. När det handlar om administration är det svårare att se hela processen och sin egen del av den«, säger Rebecca Friedrich, gruppchef för leverantörsfaktura på Skanska affärsstöd.
Men det går. Genom att använda Lean administration – den administrativa motsvarigheten till Lean production – har Skanska affärsstöd på bara ett halvår fått bort nästan allt onödigt tidsspill.

Det första steget var att kartlägga avdelningens arbetsprocesser– var började och slutade de? Processerna ritades upp för att bli tydligare.
Den viktigaste kanalen i arbetet är det som kallas för »tavelmöten«. De hålls en gång i veckan och innefattar alla medarbetare, uppdelade i grupper om åtta till tio personer. Grupperna hålls små för att alla ska komma till tals. Det är viktigt för att kunna identifiera samtliga problem.

»Till en början var det svårt att få medarbetarna att känna sig bekväma med att prata. Men efter några tavelmöten släppte det och nu är de väldigt engagerade«, säger Rebecca Friedrich.

Chefen leder oftast tavelmötena. Men tanken är att även medarbetare ska ta rollen som »vägvisare«, som det kallas på lean-språk.
Medarbetarna arbetar med att identifiera problem och strukturera upp dem i frekvens, orsak, nytta och effekt.

Det är viktigt att inte utse någon syndabock, utan att koncentrera sig på hur och varför problemet har uppstått. Det kan hjälpa företaget att lära sig av misstagen. Gruppens arbete mynnar sedan ut i en åtgärdsplan, där en medarbetare får ansvaret för att driva genom förändringen.

Grunden för lean administration utgörs av medarbetarnas engagemang. Det innebär bland annat att en enskild medarbetare själv får arbeta med de förändringar han eller hon vill genomföra. Det är chefens uppgift att följa upp att de verkligen genomförs, men medarbetarna får ta ansvaret för att hitta lösningar och sätta igång åtgärderna.

I ett företag där alla medarbetare är delaktiga minskar risken för att saker hamnar mellan stolarna. Där hamnade idéer ofta tidigare då den traditionella förslagslådan tillämpades på Skanska affärsstöd.

»Det har aldrig riktigt funkat. Förslagen blev ofta liggande och glömdes bort«, säger Rebecca Friedrich.

Men sedan Lean administration började tillämpas har ett hundratal förslag lagts fram och åtgärdats inom Skanska affärsstöd.
Förslagen sträcker sig från stora omfattande förändringsarbeten till mer vardagliga, som hur färre utskrifter kan minimera tidsödande spring fram och tillbaka till skrivaren.

»Hade en chef sagt att ’de här sakerna ska åtgärdas’ hade det aldrig funkat. Det blir mycket enklare när det kommer från medarbetarna själva. Det ger en enorm kraft i organisationen. Och kraften kommer underifrån«, säger Rebecca Friedrich.

Arbetet med Lean administration har också fört chefer och medarbetare närmare varandra. Chefen blir mer medveten om vad medarbetarna gör och mer insatt i detaljer.
Varje vecka blir det små förbättringar. Så även om kostnaden är stor för att låta 60 medarbetare sitta i möte en timme i veckan, så blir besparingarna på sikt desto större.

Det goda resultatet har även gjort ett avtryck i avdelningens senaste medarbetar­enkät.
»Då fick vi bevis på det som vi hade på känn, att arbetsglädjen har ökat. Alla är mer engagerade nu«, säger Rebecca Friedrich.

Av: Fredrik Emdén, foto: Magnus Laupa

publicerat 2008-12-10


Betyg på artikeln


Sätt ditt eget betyg på artikeln:


Kommentera artikeln:

Signatur:

Email (ej obligatoriskt):

Kommentar:

Kom ihåg min personliga information

Meddela mig om uppföljande kommentarer?

Fyll i ordet du ser nedan:





Ulrika Arehed Kagstrom

Foto: Mattias Bardå

Räddaren i nöden

Lars Strannegard

”Hur stor ska en ledningsgrupp vara?”

magnus Dalsvall: En ledningsgrupp är ingen organisation och olika befattningar har ingen självklar plats i en ledningsgrupp egentligen. Som Vd så ska du ha en ledningsgrupp som ger dig beslutsstöd i…

1

Kommentar



Chefs utbildningar:


Administration

Hjälp – vi drunknar

Magdalena Andersson
Foto: Johannes Helje

Magdalena Andersson - en vinnarskalle

Pekka Viljakainen

En typisk finnjävels bekännelser

Nio myter om att motivera

Nye chefen: Bra artikel! Precis detta jag jobbat med, men är kanske för ung för att förstå(25år drivit eget med tre anställda vid 17års ålder). Ganska självklara saker faktiskt!

10

Kommentarer

Tuffaste chefen vinner - eller?

Chef med insikt i OBM: Läs Leif E Anderssons bok om OBM. Allt blir så enkelt och självklart med den kunskapen.

1

Kommentar

Annons:

Gudrun Schyman

Schyman startar maktakademi

Ge rätt stöd till medarbetare i kris

perlarsson: Mkt bra tydliga råd. Ledorden i modern krishantering är just "normalisering och stabilisering" och om chefen och ledningen agerar snabbt, omvårdande och medmänskligt främjas en återhämtning…

1

Kommentar

Bocker

Från Putin till Hoppy

”Jag jobbar för mycket och vill dra ner”

Management by trevlig

Thomas: Det du skriver är lögn rakt igenom. Du känner henne uppenbarligen inte! Strålande stark i hantering av ekonomi. Skötte Täby kommun strålande unders sina fyra år där, oh jag vet då jag…

3

Kommentarer

vag

Gå ner i vikt – så hittar du motivationen

”Hur hanterar jag kollegans snedsteg?”

Maria: Deras otrohetsaffär är deras ensak och det är inte din roll att ha moraliska åsikter eller som vissa här tycker kontakta deras respektive (!?!) En så svart-vit syn som vissa kommentatorer…

16

Kommentarer

Godis dator

Illustration: Kajsa Eldsten

Odla din vilja

”Hon bara gråter”

B: Koppla in en beteendevetare som steg för steg hjälper henne att hitta sin balans igen så hon kan börja att struturera arbetet. Du behöver också engagera dig genom att sitta ner en liten…

3

Kommentarer

Vakna! Du sover för lite

Ziggeztar: Lätt att känna igen sig. Min nyckel har varit att delegera och lita på att saker blir gjorda och därmed sluta använda natten för att bekymra mig om saker. Sen håller jag också med om…

1

Kommentar

Fem vanliga misstag vid dålig sömn

Herbert: Vi som kör alla installationer av nya datorsystem, vi måste kunna göra allt och lite till... Även sova.

1

Kommentar

akuten

"Så gör vi omöjliga prioriteringar"

Bästa tipsen: Så får du andra att lyssna

Tidblom: Så viktigt att kunna retorik i dag!

2

Kommentarer

Machiavelli

 

Machiavelli – ingen ondskans apostel

1000 dagar med Karl-Johan Persson

Kaj Stenman: Karl-Johan! Jag vill bara säga att du gör ett fantastisk jobb och det skulle vara rättvist om fler sa det! All the best! Kaj

2

Kommentarer

Annons:

Mest läst

Mest kommenterat

CHEFTEST
Klarar Ulrika Årehed Kågström kriserna? Chef testar Röda korsets generalsekreterare.

MENTORN
Magdalena Andersson: “Jag ÄR en vinnarskalle”.

UNDERSÖKNING
Chocksiffror: Administrationen knäcker cheferna.




Innehåll- och omslagsgalleri

”Hur stor ska en ledningsgrupp vara?”
Hur ska Anneli minska ledningsgruppen utan att få alla emot sig?
Chefs expert, professor Lars Strannegård, ger svar.
Ställ en egen fråga
Läs fler svar från experterna


”Hur hanterar jag kollegans snedsteg?”
Dilemmat: ”Två av mina kolleger har uppenbarligen en kärleksrelation. Jag kom på dem, strax efter jobbet... Hur ska jag hantera detta?”
Hur skulle du göra? Diskutera här.
»Vågar jag berätta att vi ska ha barn?«
Dilemmat. »Jag ska på intervju för ett nytt chefsjobb. Måste jag berätta att min fru är gravid och att jag kommer vilja vara föräldraledig?«. Ge vår läsare ditt råd!
Hur ändrar jag en tråkig jargong?
Vad gör man som ny chef på ett företag där medarbetarna ständigt kritiserar varandra? Det är frågan i veckans dilemma.
Ska de sjuka få jobba hemifrån?
»Å ena sidan tycker jag att de ska ta det lugnt, å andra sidan är det bra att jobbet blir gjort. Vad ska jag göra?«
Hur undviker jag att bli utmanövrerad?
»Det pratas mycket om effektiviseringar just nu i min organisation. Hur gör jag som chef för att inte bli utmanövrerad i samband med det?«
Skicka in ett eget dilemma