Alla behöver feedback. Att bli sedd och få respons på hur man presterar är förutsättningen för att kunna utvecklas och bli bättre.
Mejl är bra till mycket, men inte till negativ feedback. Det har blivit vanligare att chefer använder skriftlig feedback, men det finns alltid en risk för missförstånd och feltolkningar när du skriver.
Helst bör du bara använda mejl när du ger positiv återkoppling.

Just vid spontan positiv feedback kan mejl vara ett alternativ. När det handlar om en enskild arbetsuppgift är det mest effektivt att ge återkoppling på en gång, medan ni har den i färskt minne.
Men muntlig feedback är alltid bäst eftersom det ger dig chansen att föra en dialog med medarbetaren. Du kan förtydliga eller ge exempel om något är oklart. Att ge feedback per telefon kan fungera, men helst bör du ge din återkoppling personligen. Kommunikation består ju inte bara av ord. Ditt kroppsspråk, dina gester och miner förstärker ditt budskap.
Och tänk på att om du ger feedback till en enskild person inför en grupp så ska den vara positiv. Återkoppling som syftar till en förändring hos en enskild medarbetare ska alltid ske i enrum!
Tycker du att det är svårt? Använd någon av våra tre metoder så blir din feedback lyckad.

1: Feedbackbron
Om du verkligen vill uppnå förändring och förbättring med din feedback är det bättre att du frågar än påstår något.
Då får medarbetaren chansen att berätta utan att förklara eller gå i försvar. Frågorna bygger en bro av förståelse genom dialog.
Exempel:
Mia: »Jag såg din veckorapport. Hur tycker du jobbet fungerar?«
Malin: »Nja, jag tycker det är rätt segt nu. Jag har inget riktigt flyt.«
Mia: »Är det något särskilt som gör att det går segt?«
Malin: »Jag har ett par kunder som är riktigt jobbiga. Jag vet inte hur jag ska bete mig, de blir aldrig nöjda.«
Mia: »Kan det vara så att du ägnar för mycket tid åt just dessa kunder och därför får sämre resultat i övrigt?«
Malin: »Ja, så kan det nog vara.«
Mia: »Jag skulle vilja att du blev tydligare med vad vi kan göra och inte kan göra för dem. Har du själv några förslag till hur du kan göra det?«
Malin: »Jag kan ju förklara att de inte ska vända sig till mig med tekniska frågor utan till support.«
Mia: »Det låter som en bra idé. Låt oss stämma av om en vecka och se om det har lossnat då.«

2. Hamburgermetoden
Tänk positivt-negativt-positivt! Börja alltid med positiv feedback, då bygger du självkänsla hos medarbetaren. Sedan kan du ta upp det du vill att medarbetaren ska förändra eller förbättra. Ta inte allt på en gång, välj ut en sak så att medarbetaren får en chans att koncentrera sig på att utveckla just det. Avsluta samtalet med att uppmuntra det som medarbetaren är bra på.
Tänk på den positiva feedbacken som ett hamburgerbröd och förändringen som du vill åstadkomma som hamburgaren.
Exempel:
Mårten: »Det var många intressanta saker du tog upp i din presentation i går. Du har lagt ner ett jättejobb på den, det märktes verkligen!«
Mikael: »Tack. Ja, det har ju varit en hel del jobb, det är sant.«
Mårten: »Fick du den respons som du väntat dig?«
Mikael: »Nja, jag tyckte de andra i gruppen verkade lite oengagerade.«
Mårten: »Vad tror du det berodde på?«
Mikael: »Jag vet faktiskt inte.«
Mårten: »Vill du veta min uppfattning?«
Mikael: »Ja, visst.«
Mårten: »Jag tror att du skulle tjäna på att fokusera. Välj ut de två, tre, viktigaste faktorerna och koncentrera din presentation på dem. Nu tog presentationen en timma och tio minuter. Sätt en gräns vid, säg 20 minuter. Då tror jag du kan hålla intresset uppe. Vad tror du själv om det?«
Mikael: »Ja, jo det kanske blev lite långt.«
Mårten: »Mitt förslag är att du går igenom materialet, väljer ut två områden och gör om presentationen innan du drar den för marknadsavdelningen nästa vecka. Vad säger du om det.«
Mikael: »Ja, det kanske inte är någon dum idé.«
Mårten: »Du har verkligen visat hur ambitiös du är. Jag är övertygad om att det här kommer att bli jättebra! Jag ser redan fram mot dragningen nästa vecka.«

3. Tre jag-budskap
Om du ska ta upp ett svårt eller känsligt ämne i din feedback kan du använda en trestegsraket.
Börja med att säga: »När du gör så här ... «– lägg fram fakta och gör klart att det är medarbetaren som gör något som du vill ska förändras eller förbättras.
Fortsätt med: »… upplever jag detta ... «– som gör dig medansvarig genom att din upplevelse är en del av problemet.
Avsluta med: »Hur löser vi det ...?« – som visar att ni har ett gemensamt ansvar och chans att agera.
Exempel:
Per: »Patrik, det är en sak jag måste tala med dig om. När du avbryter dina kolleger medan de håller sina genomgångar, som du gjorde med Marianne i morse, upplever jag att du inte respekterar den mötesordning som vi kommit överens om. Hur tycker du att vi ska lösa det?«

Källa: Motivera genom feedback av Stephanie König (Exec.)