Tre extrema sätt att korta ner mötet

Av gammal vana varar många möten en timme. Trots att det skulle räcka med en halvtimme. Var drastisk och håll ett expressmöte.

Läs mer

Annons:

Läs hela artikeln från HBR här (extern länk)

Artiklar som länkar till denna:

Kurser som behandlar detta ämne:

Jag Chef: Steg 2

Jag Chef: Steg 1

Chef i multikulturella arbetsgrupper

Beteendepsykologi för chefer

Kommunicera som chef

Löne- och medarbetarsamtal

Effektiv som chef

Arbetsrätt för chefer

Bli Bli medlem / logga in för att lägga till egna taggar.

Långa meningslösa möten ligger i topp på listan av vad som gör oss irriterade på jobbet.
De flesta tappar sugen när de känner att de slösar bort sin tid.
Som chef kan du göra något åt det.

Tidningen Harvard Business Review ger tre snabba tips på hur du kan korta ner mötet:

1. Håll mötet stående
Ingen vill stå längre än nödvändigt. Det gör också att tempot snabbas upp och att ni snabbare kommer till beslut. På ett amerikanskt bolag där man testade metoden kortades mötestiderna ner med femtio procent.

2. Förbjud distraktioner
När mobiltelefoner ständigt ringer eller sms-plingar på mötet är det svårt att fokusera på mötets innehåll och det tar längre tid innan ni kommer någon vart. En drastisk metod är att be alla att lägga sin mobil i en låda innan man går in på möte. En snällare taktik är att vid varje möte se till att alla stänger av sin telefon, eller åtminstone sätter den på ljudlöst.

3. Aldrig mer än en halvtimme
Schemalägg aldrig möten som är längre än en halvtimme. Och varje möte ska besvara en specifik fråga. Om problemet är knutet till något synligt exempelvis en sajt, en design eller en applikation, samlas runt »problemet« och peka ut vad som behöver förändras. Bestäm vem som ska vara ansvarig för förändringen och sätt igång.

Av: Maria André

publicerat 2009-09-30

Betyg på artikeln

Sätt ditt eget betyg på artikeln:

NJa, så enkelt är det inte.
Tar möterna längre tid så är det ett organisationsproblem.
SKyll inte på arbetarna eller på mötet i sig.
/ Johan

www.kamoja.se:

Ta in en utomstående vars uppgift är att hålla, fascilitera möte - DET skapar effektivitet! Under förutsättning a´tt du tar in rätt person!

Använd mötesmetoder som både inspirerar deltagarna och som är effektiv. Det är inte längden på mötet som är “problemet” snarare upplägget på mötet. En kreativ och oerhörd kostnadseffektiv metod är Open Space Technology. Du kommer långt och säkerställer att de som är i mötet är intresserade och engagerade i frågan!

DJ:

Sätt upp en agenda om än väldig enkel. Anteckna maxtid per punkt och se till som mötesorganisatör att hålla schemat.

Möteslisa:

Så här enkelt är det inte alls och tipsen är klart förenklade och antika. Möten har olika syften. De behöver förberedas på olika sätt och ha former som passar det man vill uppnå. Så träna de som ska leda möten. Det finns rätt många som inte kan det mest elementära tekniker för att få flyt och bra klimat med engagerade deltagare. Hela området är starkt underutvecklat. Det är nmånga medarbetare som utsätts för ineffektiva och tråkiga metoder. Utomstående coach kan behövas.

Hw:

Lägg in 15 minuters möte dagligen för att se på dagens agenda med funktionen samt att titta på eventuella kommande störningar. Detta möte skall vara kopplat till funktionens eller processens nyckeltal.
Övriga möten är av helt annan karaktär och kan syfta till olika för olika deltagare tex information, beslutstagande, vägvivisande etc. En utsedd individ är organisatör och håller ihop diskussionen så att alla är engagerade. Ha tydliga syften med mötet och ställ alltid frågan “skall jag vara med i detta forum”

Kommentera artikeln: