Förberedelser:

❋ Innan du börjar med själva urvalsprocessen gäller det att få så många kvalificerade sökande som möjligt. Gör en ordentlig kravspecifikation, men sätt inte ribban högre än nödvändigt.
❋ Enklast och billigast är att lägga ut annonsen på en jobbsajt på nätet och på företagets egen hemsida.
❋ Ta bara emot ansökningar per mejl. Det gör hanteringen enkel.
❋ Gör en grovgallring. Var generös – plocka ut alla vars cv uppfyller minimikraven och som skrivit ett hyfsat personligt brev.

Du behöver:
1 ark namnetiketter.
1 digitalkamera.
1 äggklocka.
1 cykeltuta eller visselpipa med kraftig ljudsignal.
Mat och dryck.
Ett större rum med plats för mingel.
Tre samtalsrum för intervjuer varav två med whiteboard.

Tidsåtgång:
Max tre timmar.
Rekryteringsteamet:

❋ Vd eller någon annan från ledningen som kan göra en säljande företagspresentation.
❋ Tre personer som kan genomföra intervjuerna och har mandat att delta i urvalet. Välj intervjuare som är goda människokännare, hemmastadda i företagskulturen och som kan lyssna – det gäller att göra så mycket som möjligt av den korta intervjutiden!
❋ En medarbetare som kan agera värd eller värdinna. Det ska helst vara någon med erfarenhet av det aktuella jobbet. Värden ska finnas till hands för allmänna frågor, hålla reda på intervjutiderna och observera hur kandidaterna beter sig i gruppen. Deltar också i urvalet.
❋ Hela rekryteringsteamet bör prata ihop sig före övningen så att alla är överens om vad det är för person företaget söker.

Så här går det till:

1. Bjud in de sökande som ni har gallrat fram, 20–30 i taget är lagom. Är det många sökande från olika delar av landet kan det vara idé att ha speed-dejting på flera orter. Tala om hur rekryteringsprocessen kommer att gå till redan i inbjudan.

2. Kandidaterna får en namnetikett och fotograferas med dem när de kommer. Samla sedan alla i mingelrummet. Bjud på en Pippi Långstrump-buffé med både plockmat, mackor, frukt, fika och smågodis. Det är trevligt att samlas kring.

3. Vd presenterar företaget och det aktuella jobbet och ger tillfälle till frågor. Nu har alla fått samma information och ni slipper ta det vid intervjuerna. Dessutom har kandidaterna träffat högste chefen – och sett att han eller hon är engagerad i rekryteringsprocessen.

4. Värden lottar fram tre kandidater för intervjuer och visar dem till var sin intervjustation. Värden stannar i mingelrummet för att svara på allt som kandidaterna inte vågat fråga vd om. Samtidigt kan han eller hon observera de sökande, vilka som tar många kontakter, vilka som sitter för sig själva och så vidare.

5. Intervjuerna börjar:
a. Första stationen – kommunikation. Kandidaten ombeds presentera en konstruktion på en whiteboard. Till exempel rita och förklara hur ett badrum på 1x1 meter kan utformas. Intervjuaren får en bild av hur kandidaten kommunicerar, till exempel om han har ögonkontakt och ställer engagerade frågor och om situationen känns naturlig. En påhittig konstruktion kan ge extra poäng!
b. Andra stationen – personlighet. Intervjuaren ber kandidaten berätta till exempel om sin största motgång eller framgång eller en vändpunkt i livet, något som väcker känslor och ger intervjuaren en inblick i hur kandidaten hanterat omvälvande händelser.
c. Tredje stationen – klassisk anställningsintervju. Här får kandidaten berätta varför hon sökt det aktuella jobbet och varför hon valt just det företaget. Intervjuaren kan lägga märke till hur påläst och engagerad kandidaten är, och hur sugen hon är på jobbet.

6. Värden signalerar när det har gått fem minuter. Då är tiden ute. Intervjun bryts och kandidaterna går vidare till nästa rum. När kandidaterna har gått igenom alla tre stationerna kan de välja att mingla vidare eller gå hem.

7. Intervjuarna noterar direkt om de anser att kandidaten ska gå vidare eller ej. Tänk på sekretess och integritet – använd koder för ja, nej eller osäker. Nästa intervju följer direkt.

8.Intervjuarna och värden samlas så snart alla kandidater har gått hem. Visa bilderna på en dataskärm eller med projektor. Det underlättar för minnet. Intervjuarna redovisar sina omdömen – en grön plupp för ja, en röd för nej – för varje kandidat som visas. Räkna ihop poängen. För att gå vidare i rekryteringsprocessen krävs tre ja-pluppar. Om en kandidat får två ja och en intervjuare är osäker kan värdens omdöme avgöra.

9. Kontakta samtliga kandidater och berätta om de gått vidare eller inte, helst redan dagen därpå.

10. Gå till nästa steg i rekryteringsprocessen. När genomgången är klar finns det förhoppningsvis bara två, tre kandidater kvar. Fortsätt nu med referenstagning och mer ingående intervjuer tills ni är överens om vem som passar bäst för jobbet.