Sök på Chef.se
Chef logo

Lördag 26 maj 2012

 
Annonser:











STARTSIDA

ARKIV

UTBILDNINGAR

EVENEMANG

FORUM

FRÅGA EXPERTERNA

BLOGGAR

ANNONSERA

PRENUMERERA

OM CHEF


Räddaren i nöden
Cheftest. Hon tillträdde som lugnet själv i en skamfilad organisation. Röda Korsets generalsekreterare Ulrika Årehed Kågström har ökat insynen, återupprättat förtroendet och ingjutit nytt mod. Men nu är det krisläge igen.

Läs mer

Ledarligan – topplistan över de bästa och sämsta cheferna
illustration: Annie Boberg

Sluta vara effektivt ineffektiv

Har du alltid många bollar i luften? Det är ett ovanligt ineffektivt sätt att jobba – om du inte är professionell jonglör. Simultankapacitet är inget att skryta med.


Annons:
Du är antagligen chefen som alltid gör minst två saker och alltid är på väg. Som medarbetarna håller fast för att få prata klart med – för de vet inte när de lyckas få tag i dig nästa gång. Som svarar på mejl och lyssnar på en föredragning samtidigt.

Du är i så fall inte ensam.
Kanske är du stolt över att kunna göra många saker på en gång. Men sanningen är att du inte gör dem på en gång. För det går inte om det är två saker som kräver intellektuell närvaro. Däremot går det bra om en av sysslorna kan göras mer automatiskt, du kan till exempel dammsuga och fundera på ett problem samtidigt eller jogga och lyssna på radion.

Är det två saker som kräver mental uppmärksamhet – som att tala i telefon och samtidigt skriva ett mejl eller lyssna på en medarbetare och samtidigt läsa en rapport – klarar hjärnan inte av att göra dem samtidigt. Det är biologiskt omöjligt.

Hjärnan är ganska lik en dator. Du kan ha många fönster öppna på skrivbordet, men du kan bara jobba i ett åt gången.
Så simultankapacitet är fel uttryck. Det du gör är att du snabbt, snabbt växlar från det ena till det andra. Bra mentalväxlingskapacitet, skulle vi hellre kunna kalla det.

Du kan snabbt släppa det ena och växla över till det andra och sedan växla tillbaka igen.
Zapp, zapp, zapp … din hjärna byter blixtsnabbt fram och tillbaka mellan olika hjärnspår.

Men – och det är ett stort men – hur snabbt du än kan växla och hålla flera saker i huvudet gör du en tids- och effektivitetsförlust varje gång. Inte så stor kanske. Men en förlust. Och med många gånger per dag blir förlusten avsevärd.
Det du har gjort är att du har tränat upp dig och blivit bra på att jobba på ett ineffektivt sätt. Men det går att lära om i tre steg:

Steg 1. Gör simultankapacitets-testet (skriv ut bilden i länken)

Fixa en tidtagare. Du kan klara dig på egen hand med ett stoppur men det är allra bäst om du låter någon annan ta tid.

Första delen av testet:
På rad A i formuläret (som du kan skriva ut i länken ovan) ska du skriva av meningen »Sluta vara effektivt ineffektiv«.

Men du ska skriva den en bokstav i taget. När du skrivit en bokstav växlar du till rad B och skriver en siffra under den bokstav du skrivit.
Alltså skriv S, hoppa till rad B skriv siffran 1, hoppa tillbaka till rad A och skriv l, hoppa till rad B och skriv 2. Inga siffror för mellanrummen mellan orden.

När du är klar ska meningen »Sluta vara effektivt ineffektiv« stå på rad A.
På rad B ska siffrorna 1–28 stå.
Notera tiden. Kolla om meningen och siffersekvensen är korrekta. Gör sedan om övningen enligt instruktionerna i testet intill.


Steg 2. Freda ditt område

 

Att ständigt bli avbruten hör till jobbet. Ju högre upp i hierarkin du är, desto fler blir avbrotten, mötena och förfrågningarna. Det ligger i jobbets natur, men kan vara väldigt enerverande. Särskilt om du är ny som hög chef och van att på en lägre nivå ha fått jobba i lugn och ro med det du är bäst på och se konkreta resultat.
Men du kan i regel freda åtminstone delar av din arbetsdag då du kan jobba undan sådant som kräver koncentrerad uppmärksamhet (till exempel tänka!)
Här är några idéer.
❋ Skaffa dig anträffbar tid. Säg till medarbetare och andra »Jag är anträffbar för er efter lunch (före 10, efter 14) varje dag«. Det kan kännas konstigt, men du får ostörd tid och medarbetare vet när de kan nå dig och behöver inte vara rädda för att störa dig mitt i något.
❋ Lägg in ett fredande meddelande på mobilen. »Jag lyssnar av mina meddelanden klockan 10, 14 och 16. Om du lämnar ett meddelande så lovar jag att återkomma i dag.« Och sedan planerar du in tid där du lyssnar av och svarar. Det ger uppringaren en trygghet och dig själv bättre struktur på arbetsdagen.

Steg 3. Gör medarbetarna trygga

Är dina medarbetare vana vid att du alltid är på väg, aldrig helt koncentrerad och alltid har tusen saker i huvudet? Det leder lätt till att de hugger dig så snart du är i närheten för att fråga om något eller kolla upp något. Nu när du faktiskt är tillänglig.
Pröva att sätta upp regelbundna möten. Hur långa och hur ofta beror på hur nära du samarbetar med personen i fråga. Den som haffar dig tio gånger om dagen kanske behöver få 15 minuter varje dag klockan 10. Då tar ni allt.
Du kan vara koncentrerad och verkligen närvarande och uppmärksam. Medarbetaren kan samla ihop alla sina frågor i trygg vetskap om att »det kan jag ta på mötet i morgon«. För andra kan det kanske räcka med ett möte i veckan eller i månaden.

Av: Margareta Hägglund, Illustration: Annie Boberg

publicerat 2009-02-12


Betyg på artikeln

43211 (4/5), baserat på 2 röster


Sätt ditt eget betyg på artikeln:

KP:

...och så var det chefen som under sin arbetsledning kontinuerligt förändrar förutsättningen för de anställda så de måste springa och fråga för att vara säkra på att kunna parera kommande förändringar som uppstår i chefens huvud utan att kommuniceras ut…


JG:

“Som svarar på mejl och lyssnar på en föredragning samtidigt”

Att det skulle vara ineffektivt bygger på föreställningen att ett föredrag är effektivt hela tiden. Min erfarenhet är snarare att föredrag är väldigt ineffektiva på att förmedla information. Du kan alltså utan problem sköta mail och ändå ta till dig all relevant information från föredraget. Ohyfsat mot föredragshållaren, ja, ineffektivt, nej!


VD för småföretag:

Jag vill har roligt och få resultat samtidigt. Det roliga är att arbeta tillsammans med övriga med fullt engagemang. Det är väl inte min egna prestation som är i fokus? Det är företaget som helhet. Jag gillar inte förslagen men de passar säkert personer som har en annan läggning än jag. Tror det är viktigt att utgå från vem man själv är och hur man fungerar som människa. Det är sedan grunden till din ledarstil och många olika stilar kan vara bra.


.:

Det är extremt få möten där man behöver och/eller kan vara 100% med hela tiden. Hur ser man till att vara effektiv i den tiden?
Ganska ineffektivt att vara “död” och inte bidra. Gör ett eget experiment och mät hur mycket tid du har i möten där du inte bidrar. Titta på andra också när de sitter och ritar i block, läser material etc etc.

Det så kallade simultankapacitetstestet i artikeln ger jag inte mycket för. Det mäter ju snarare hur effektiv man är med tangentbordet, än om man kan hantera flera saker samtidigt.

För den som är intresserad så har flygvapnet massa intressanta modeller på _riktiga_ simultankapacitetstester. Får man göra ett sådant så vet man vad man går för.


GB:

Om du går på en massa möten där du inte bidrar tycker jag att du skall börja med att sluta med det. Att alltid fråga innan du tackar jag till ett möte: Vad är syftet? Måste jag vara med? Vad kan jag bidra med? Det är att vara effektiv.


JG:

GB: Bara för att man bidrar på ett möte hanteras det kanske även punkter där man inte bidrar. Att byta folk in och ut under ett möte är ofta inte görbart. Kan en person som behövs vid vissa delar göra något nyttigt under andra tider är det väl bra?


.:

Tack GB för de självklarheterna. Så du menar att du är 100% effektiv hela tiden på alla möten? Dokumentera tiden när du inte bidrar så kommer du att bli överraskad.


Stefan:

Är det inte så att det finns ett signalvärde i att sitta på möten och få en massa andra saker gjorda, en chef som sitter i möten och tex svarar på epost visar allför väl hur viktigt möte han sitter i och hur engagerad han är.

Kräver du att dina medarbetarna ska vara lika ‘engagerade’ på möten du håller med din personalgrupp ?

Rätt vad det är kommer medarbetarna in på era möten för att fråga hur kopiatorn funkar…


.:

Är det inte så att vara närvarande _när det behövs_ att inte missa saker som behöver göras och visa att man kan hantera flera saker samtidigt är viktigt.

Ett möte i sig är inte viktigt, eller menar du att det blir “stort signalvärde” bara för att jag sitter med på ett möte där jag inte tillför något?

Jag _kräver_ att man skall vara förberedd innan mötet, att man skall tillföra något under mötet och att man skall veta vad som skall göras efter det att mötet är slut.
Hellre att man deltar 5 minuter på ett möte och tillför något än sitter två timmar och bränner lyse.


Stefan:

Att kunna hantera flera saker är absolut en viktig förmåga, min poäng är bara att det kan finnas tillfällen då det kanske inte är så lyckat att hantera flera saker.
Ett exempel, du sitter i ett ledningsgruppsmöte och får mail från någon i din grupp, dom vet att du sitter i detta möte men du väljer ändå att svara på hans mail fast det kanske inte är kritiskt att svaret kommer just nu, signalen som du skickar är att du tycker det är viktigare med svaret än mötet/ämnet du sitter i. Om du tycker detta beteende är ok, så menar jag också att då ska man inte bli varken förvånad eller irriterad när det börjar pipa i medarbetarnas telefoner på möten eller att folk tappar på både telefoner och datorer under möten som inte har med mötet att göra.


Ny mellan chef:

Svar till KP: Jag har en sånt chef och vi är många som lider. Har försökt att tala om för honom om porblemet men han vill inte hörs.

Svar till VD för småföretag
När man har få anställda är det ännu viktigare att utgå från anstäldas behov och kunna anpassa sig till vad de vill. Att ha roligt på jobbet till all ära men man tappar respekt om man vill bara ha roligt någon gång får man vissa lite substans/verkstad. Dina egna prestation ska vara i fokus genom att du visar engagemang och respekt för dina medarbetare och deras insatser.
Svar till JG:Varje gång jag har ngt viktig att prata om med min chef antigen börjar han skriva ett mail och säger “jag lyssnar prata på” eller tittar han på TV för det mesta Idrott, han har en 50 tum LCD i sitt rumm, eller börjar han städa sitt bord och plockar papper.
Det är bara så respketlös på så sätt han visar han att han inte är intresserad av mitt ärende. Inte nog med det utan från möte med styrlesen eller på EU nivå är han kopplad på facebook via sin mobil och skriver hur tåkigt han har.
Kallar ni detta för ny ledaskap? Jag kallar dessa chefer för omogna inkompetenta grabbar som via sina kontakter eller mäktiga far har fått klättra upp. Har lust att anmäla honom till grundkurs för VD, eller vad säger ni?!



Kommentera artikeln:

Signatur:

Email (ej obligatoriskt):

Kommentar:

Kom ihåg min personliga information

Meddela mig om uppföljande kommentarer?

Fyll i ordet du ser nedan:











Administration

Hjälp – vi drunknar


Magdalena Andersson
Foto: Johannes Helje

Magdalena Andersson - en vinnarskalle


Pekka Viljakainen

En typisk finnjävels bekännelser


Nio myter om att motivera


Tuffaste chefen vinner - eller?


Annons:

Gudrun Schyman

Schyman startar maktakademi


Ge rätt stöd till medarbetare i kris


Bocker

Från Putin till Hoppy


”Jag jobbar för mycket och vill dra ner”


Management by trevlig


vag

Gå ner i vikt – så hittar du motivationen


”Hur hanterar jag kollegans snedsteg?”


Godis dator

Illustration: Kajsa Eldsten

Odla din vilja


”Hon bara gråter”


Vakna! Du sover för lite


Fem vanliga misstag vid dålig sömn


akuten

"Så gör vi omöjliga prioriteringar"


Bästa tipsen: Så får du andra att lyssna

Johens: Rent dravell

2

Kommentarer


Machiavelli

 

Machiavelli – ingen ondskans apostel


1000 dagar med Karl-Johan Persson


Annons:


Hur ska Anneli minska ledningsgruppen utan att få alla emot sig?
Chefs expert, professor Lars Strannegård, ger svar.


Dilemmat: ”Två av mina kolleger har uppenbarligen en kärleksrelation. Jag kom på dem, strax efter jobbet... Hur ska jag hantera detta?”
Hur skulle du göra? Diskutera här.
Dilemmat. »Jag ska på intervju för ett nytt chefsjobb. Måste jag berätta att min fru är gravid och att jag kommer vilja vara föräldraledig?«. Ge vår läsare ditt råd!
Vad gör man som ny chef på ett företag där medarbetarna ständigt kritiserar varandra? Det är frågan i veckans dilemma.
»Å ena sidan tycker jag att de ska ta det lugnt, å andra sidan är det bra att jobbet blir gjort. Vad ska jag göra?«
»Det pratas mycket om effektiviseringar just nu i min organisation. Hur gör jag som chef för att inte bli utmanövrerad i samband med det?«