Sök på Chef.se
Chef logo

Lördag 26 maj 2012

 
Annonser:











STARTSIDA

ARKIV

UTBILDNINGAR

EVENEMANG

FORUM

FRÅGA EXPERTERNA

BLOGGAR

ANNONSERA

PRENUMERERA

OM CHEF


Räddaren i nöden
Cheftest. Hon tillträdde som lugnet själv i en skamfilad organisation. Röda Korsets generalsekreterare Ulrika Årehed Kågström har ökat insynen, återupprättat förtroendet och ingjutit nytt mod. Men nu är det krisläge igen.

Läs mer

Ledarligan – topplistan över de bästa och sämsta cheferna
Foto: Istockphoto

Sluta mjäka och säg nej!

Aldrig! tänker du när medarbetaren frågar om ledigt mitt under arbetstoppen. Men du säger: »Jag får fundera på det.« Behärskar du konsten att säga nej sparar du tid och slipper dåligt samvete.

Annons:

Fem färdigformulerade nej om...


… ledighet
Det är för mycket att göra nu. Du får återkomma när arbetstoppen lagt sig.
Tänk på att: Bekräfta önskemålet och föreslå en annan lösning.

… slarvigt gjort arbete
Jag tror att du kan jobba igenom den här rapporten ännu noggrannare. Du har en bra struktur men måste jobba mer med detaljerna.
Tänk på att: Vara konkret i din kritik så att medarbetaren inte slarvar igen. Visa att du har granskat arbetet ordentligt och uppmana till förändringar.

… arbetssökande
Vi hade många duktiga kandidater, och du var en av dem. Men det verkade inte som att du riktigt ville jobba i den här typen av verksamhet.
Tänk på att: Ge arbetssökande konkreta skäl till varför de inte fick jobbet hos er. Ärlig feedback hjälper dem att komma vidare när de söker nästa jobb.

… uppdrag ni inte hinner med
Vi uppskattar er förfrågan men hinner inte med fler uppdrag i år. Vi ser gärna att ni återkommer nästa år. Jag kan rekommendera en annan bra konsult som vi har goda erfarenheter av.
Tänk på att: Goodwill betalar sig. Men att ta på sig mer än företaget klarar av försämrar kvaliteten på alla uppdrag.

… oförskämdheter
Jag kan inte diskutera med dig på den här nivån. Om det är något du är missnöjd med tycker jag att du ska återkomma när vi kan komma fram till en konstruktiv lösning.
Tänk på att: Behålla fattningen även om personen blir oförskämd och aggressiv. Inbjud till ett nytt samtal.

Artiklar som länkar till denna:



Kurser som behandlar detta ämne:

Bli Bli medlem / logga in för att lägga till egna taggar.

För att säga nej på rätt sätt krävs träning. Belöningen är ett tydligt ledarskap som ger respekt i gruppen.

»Tyckte vi bäst om den mjäkiga och snälla läraren eller den som var tuff och rättvis?«, säger psykologen och ledarskapscoachen Hilmar Hilmarsson i en liknelse till vad som är vitsen med att kunna säga nej.

Till ja-sägarna ger han rådet att göra upp med sina värderingar.
»Annars blir du avsatt av gruppen. En ledare som undviker att säga nej är inte med på spelplanen och kan inte påverka sina medarbetare till någonting.«

Rädslan för konflikter är den största orsaken till att det kan vara så svårt att säga nej, menar han.
»Då måste man hantera den känslomässiga reaktionen hos medarbetaren. Han eller hon kan börja gråta. Det vill man undvika och därför blir man eftergiven och säger ja.«

Men med träning går det att öva upp sin empatiska förmåga och att anta den tuffa utmaningen att både ställa krav och säga nej.

En enkel modell går ut på att …
… bekräfta den andras budskap,
 … sedan säga nej och förklara varför,
... och sist försöka hitta en annan lösning.

»Du får själv ett känslomässigt utrymme när du först bekräftar en person innan du säger nej, och du kan hantera både din egen och den andras reaktion på svaret.«
Att begära mer tid och be att få återkomma innan du svarar är okej om du vet varför du gör det. Bra om det är för att ordentligt kunna fundera igenom svaret, men inte bra om du helt vill undvika att ge ett svar.

Hemligheten bakom ett nej på rätt sätt är empati. Du tar ansvar, men förstår och bekräftar och det ger förtroende.
Att inte ta ansvar ger konflikter och motsättningar och du blir inte långvarig som ledare.
»Nej är en del av ledarskapets tydlighet. Du är ärlig och öppen och det är sådana personer vi har förtroende för«, säger Hilmar Hilmarsson. 


Misstag 1 – Du vill vara omtyckt

Du är chef och du har makt. Så länge du betraktas som krävande men rättvis av dina medarbetare är det inget problem för dig. Men om du vill vara omtyckt av alla och gör allt för att undvika missnöje och konflikter, då har du problem.

Tänk dig att du slutar i morgon, och en annan träder in i ditt ställe. Vill du lämna en verksamhet där medarbetarna gör lite som de vill, eller där de är vana vid att göra ett riktigt bra arbete? Svaret är lätt. Så. Lär dig säga nej.


Misstag 2 – Du är för otydlig

Budordet framför alla andra är: tydlighet. Om dina medarbetare är vana vid beröm när det är på sin plats lär de sig också att ta ett nej ibland.

När medarbetaren ber om ledigt mitt under slutfasen av ett projekt kan du säga nej på ett sätt så att personen inte går tomhänt därifrån:

• Bekräfta frågan: Jag förstår att du vill ha ledigt för att åka till Paris i maj. Men jag måste säga nej.

• Förklara kort varför du måste säga nej. Den veckan måste vi bli klara med produktlanseringen och jag kan inte vara utan dig då.

• Försök hitta en alternativ lösning: Första veckan i juni är mycket lugnare, kan du tänka dig att ta ledigt då i stället?

Tänk på att det är du som vet vad som är bäst för verksamheten. Men var också noga med att informera medarbetarna. Så att de vet att de måste planera sin semester i god tid.


Misstag 3 – Du hamnar i skuldfällan


Om den du säger nej till ändå försöker övertala dig, ge inte fler förklaringar. Upprepa bara ditt ”nej” och ge samma förklaring igen:
Den veckan måste vi bli klara med produktlanseringen och jag kan inte vara utan dig då.

Om du börjar ge fler skäl har du gett dig in i en diskussion och fångas i skuldfällan. Då finns risk för övertalning och du kan förvillas bort från din ursprungliga ståndpunkt.
Människor med god övertalningsförmåga nöjer sig inte förrän de fått ett halvt löfte. De pockar på ditt dåliga samvete. Därför tjänar du på att vara så rak och kortfattad som möjligt.


Misstag 4 – Du hävdar inte dig själv


Tänk igenom några situationer där du ofta säger ja fast du vill säga nej. Det kan också gälla din egen arbetssituation där du tar på dig för mycket. Fundera över vad det är som gör att du inte säger stopp. Handlar det om vad du säger eller inte säger? Är det vad du gör eller inte gör? Handlar det om att du är oförberedd när situationen dyker upp? Eller tycker du inte att du har rätt att säga nej? Skriv upp dina tankar utifrån en rad situationer:

• Jag kan inte säga nej till någon som vill ta ledigt för att bjuda sin man till Paris.
• Tyckte jag borde ställa upp när hon hade fått dyrare bostadslån.
• Jag blev så överraskad att jag bara tog uppdraget.

Försök nu hävda dig själv i samma scenarier:
• Jag kan säga nej när semestern är dåligt planerad och företaget behöver sin personal.
• Jag måste inte höja lönen för att personen anger privata skäl.
• Nästa gång ska jag begära betänketid och kolla upp om jag verkligen hinner med fler uppdrag i år.

Källor:
Patti Breitman och Connie Hatch: Säg nej med gott samvete, (Ritchers), Abdolkarim Assadi och Jan Skansén: Stresshandboken, (Studentlitteratur), Hilmar TH Hilmarsson: Samtalet, Med känslomässig intelligens, Studentlitteratur.




Fotnot: Artikeln publicerades för första gången i Chef nr 4 2005

Av: Madeleine Svärd

publicerat 2009-07-13


Betyg på artikeln

54321 (5/5), baserat på 2 röster


Sätt ditt eget betyg på artikeln:

HH:

Underligt att man ser pa medarbetare som elever i en mellanstadieklass. inte sa motiverande kanske!


Elsa:

Håller med HH; jag förundras också över ett flertal inlägg här som pratar om relationen chef och medarbetare som om det handlar om vuxen och barn. Det första som chefen påpekade för mig på ett tidigare jobb var att jag inte fick ta semester den första tiden/månaderna eftersom det var mycket att göra. Det var märkligt för mig att som 40-åring få höra det på min första dag. Trodde chefen verkligen att jag skulle ansöka om semester det första jag gjorde. Nej, jag var ju full av motivation och längtade efter att ta tag i nya uppgifter, hade inte en tanke på ledighet. Allt detta (ovan) är ju häpnadsväckande!! Liknande uttalanden från chefen fick mig att förstå att det skulle vara tyst i klassen. Medarbetare som till exempel inte ville sitta i öppet kontorslandskap blev tillrättavisade gång på gång. Som chef måste det också vara viktigt att ta signalerna från medarbetarna på allvar. Kanske vissa faktiskt inte mår bra av att sitta så pass öppet inför varandra.


Smurfen:

Håller inte med HH eller Elsa. Av egna erfarenheter så ser de flesta medarbetare enbart till sina egna intressen och inte företagets. Inte att undra på att de måste behandlas som elever i mellanstadieklass när det fulla ansvaret alltid faller på mig som chef. Så ta ert ansvar så slipper ni att käna er kränkta…


Karin:

Problemet är ju att det är just det vi försöker göra, vi vill inget annat än att ta vårt ansvar. Det är snarare chefens inställning ifrån början som gör det problematiskt. Chefen utgår från att medarbetarna (“de flesta medarbetarna”)inte vill ha ett ansvar. Hur kan någon utgå ifrån detta (fördomar….!?)? Jag menar att det är just genom eget ansvar som både chefen och medarbetaren växer som människor. Kan det vara som så att chefen inte vågar av andra anledningar ge oss det ansvar vi borde ha för att kunna ge det bästa till organisationen, företaget… Jag arbetade i en organisation men fick inget ansvar, ingen arbetsbeskrivning, eget arbetsområde… Jag efterfrågade detta förstås utan att få något klart svar. Det mesta flöt runt. Projekledaren smet ifrån uppgiften och så vidare. Medarbetarna är inga barn och heller inte några djur i bur.


Samuraj:

Medarbetare är bara en förfinad version av anställd (jämf. lokalvårdare och städare) vilket de flesta är, inklusive chefen. I militären heter det underordnade (måste ju finnas en anledning till varför det heter så).

“Chefen” har ingen makt… han har oftast ett ansvar för det är “lönegrundande” och ansvar är något man oftast delar ut för att människor skall känna att de “växer” utan att man egentligen gör dem verktyg för att hantera ansvaret. I Sverige är man duktig på att dela ansvar över flera chefer så att alla kan peka finger.


Samuraj:

Tänk på att det finns många som blir chefer för att de inte finns några andra karriärsvägar i Sverige. I USA kan man bli “Senior” eller “Partner” eller helt enkelt få en ordentlig löneförhöjning för att man gör ett bra jobb - det tilllåter inte Jante, därför blir man chef även om man inte vill det. Chef.se ser jag kuriosaläsning, ungefär som Aftonbladet eller Expressen men det är knappast en seriöst forum för professionella och erfarna chefer.


Samuraj:

HH, Elsa, Karin - ni har rätt, anställda är inte djur och man skall ha en dialog men samtidigt kan det vara rena dagisverksamheten med ursäkter efter ursäkter och folk som skall till tandläkare helt plötsligt stup i ett är magsjuka etc.

Jag menar man är ju inte dum heller, jag har också skolkat från skolan och använt patetiska ursäkter.

Landskap vs egna rum - jag har varit med där man har gått från det ena till det andra och sen tillbaka. Det gnälldes lika mycket oftast av samma personer.

Engångsmuggar vs porslin - samma där, byte tur och retur och lika mycket gnäll.

Att chefen sitter i landskap ihop med alla andra är bra tycker jag - men det är svårt att få till - speciellt när det skall pratas avtal per telefon eller att man får en avhyvling av kund.


Samuraj:

Till sist, tänk på att chefen har varit anställd - har du varit chef?

Det finns en hel del värdelösa chefer och jag har fått en beskärd del av dem, samtidigt när jag ser tillbaka på mitt agerande som underordnad så var det ganska puckat - man har blivit intutad en massa skit av facket och som Smurfen säger, man har sin egen agenda o skiter i företaget egentligen, så länge man har ett jobb det vill säga. Chefen är anställd, han skiter också i företaget, men på ett annat sätt - han har mer (lön) att förlora.


Tord:

Detta är inte en acceptabel inställning som du har Samuraj, att t ex jämföra med det militära. Jag förundras över den här inställningen; men jag har också stött på anställda och chefer som säger att de “skiter i uppgifter”, åker iväg för att hämta maken/frun och barnen på flygplatsen etc. Följden blir en allmänt dålig stämning på arbetsplatsen, ineffektivitet etc. Vad som är fint eller inte i sammanhanget, det har jag inte tänkt så noga på. Detta beror också på hur makt definieras. En chef kan t ex utesluta några, inte låtsas höra eller låta mobbing fortsätta… vilket kan ses som ett maktutövande. Att det inte finns så många karriärvägar i Sverige det håller jag med om. Men här får vi istället fundera över varför det är så. Jantelagen är en förklaring. Men ska vi fortsätta ha det så här? Dela ut ansvar…jaha, förekommer ordet ansvar? Ibland sägs endast ‘uppgifter’ och det finns organisationer som ägnar hela dagarna åt att leta efter någon annan som skall utföra uppgiften. Man tror inte att det är sant.


Birgitta:

Ja, meningarna går isär, men som Samuraj gör, “skylla” på facket och jantelag, nej minsann! Att vara en tydlig ledare som, ibland, pekar med hela handen, är faktiskt helt OK. Medarbetare, ja jag väljer att kalla dem så, som är informerade och förstår företagets mål och visioner, förstår oftast också ett tydligt besked. De som inte är med på tåget blir kvar på stationen och kommer att lämna företaget, själmant eller bli uppsagda. Problem, kanske, men det fungerar faktiskt så.
Sedan blir jag otroligt irriterad på att i nästan alla exempel, vad det än gäller, så har man projekt/projektledare som någon slags referens. Kontor/kontorslandskap etc - är det någon av alla experter som någonsin provat sina teorier på t ex ett hotell, en stor konferensanläggning, eller liknande?


Tulipa:

Har samma åsikt som Birgitta.Om både medarbetare och chef är engagerade och tar sitt ansvar på jobbet så uppstår inte problemet, alla vet och förstår vad som gäller. Sedan kommer det tyvärr alltid att finnas dåliga chefer likväl som dåliga medarbetare som inte vet varför de är på jobbet.


Ett rakt chefsskap?:

Varför skriver ingen om att chefen är svag i sitt ledarskap då hon inte kan ge ett ordentligt svar på en gång i enkla frågor? Utan alltid hänvisar till att ge ett svar senare? Chefen blir i denna situation löjeväckande. Enkla frågor kräver förmodligen också enkla svar och med det samma, om man har något så när vuxet hyfs som chef! Min chef skjuter nästan alltid sitt svar till ett senare tillfälle… Och det ger inte någon större respekt för chefskapet - utan tvärtom. Särskilt när man själv som arbetstagare så gott som alltid förutsätts störta upp ifrån stolen för att ge chefen ett omgående svar. Skall man knäppa chefen på näsan för ett sån’t omoget beteende? Respekt fordrar respekt, tycker jag.



Kommentera artikeln:

Signatur:

Email (ej obligatoriskt):

Kommentar:

Kom ihåg min personliga information

Meddela mig om uppföljande kommentarer?

Fyll i ordet du ser nedan:











Administration

Hjälp – vi drunknar


Magdalena Andersson
Foto: Johannes Helje

Magdalena Andersson - en vinnarskalle


Pekka Viljakainen

En typisk finnjävels bekännelser


Nio myter om att motivera


Tuffaste chefen vinner - eller?


Annons:

Gudrun Schyman

Schyman startar maktakademi


Ge rätt stöd till medarbetare i kris


Bocker

Från Putin till Hoppy


”Jag jobbar för mycket och vill dra ner”


Management by trevlig

Dre Monster Beats: Dre and also asked him to Dre Monster Beats just about every Monster Beats By Dr

3

Kommentarer


vag

Gå ner i vikt – så hittar du motivationen


”Hur hanterar jag kollegans snedsteg?”


Godis dator

Illustration: Kajsa Eldsten

Odla din vilja


”Hon bara gråter”


Vakna! Du sover för lite


Fem vanliga misstag vid dålig sömn


akuten

"Så gör vi omöjliga prioriteringar"


Bästa tipsen: Så får du andra att lyssna

Johens: Rent dravell

2

Kommentarer


Machiavelli

 

Machiavelli – ingen ondskans apostel


1000 dagar med Karl-Johan Persson


Annons:


Hur ska Anneli minska ledningsgruppen utan att få alla emot sig?
Chefs expert, professor Lars Strannegård, ger svar.


Dilemmat: ”Två av mina kolleger har uppenbarligen en kärleksrelation. Jag kom på dem, strax efter jobbet... Hur ska jag hantera detta?”
Hur skulle du göra? Diskutera här.
Dilemmat. »Jag ska på intervju för ett nytt chefsjobb. Måste jag berätta att min fru är gravid och att jag kommer vilja vara föräldraledig?«. Ge vår läsare ditt råd!
Vad gör man som ny chef på ett företag där medarbetarna ständigt kritiserar varandra? Det är frågan i veckans dilemma.
»Å ena sidan tycker jag att de ska ta det lugnt, å andra sidan är det bra att jobbet blir gjort. Vad ska jag göra?«
»Det pratas mycket om effektiviseringar just nu i min organisation. Hur gör jag som chef för att inte bli utmanövrerad i samband med det?«