Sök på Chef.se
Chef logo

Lördag 4 februari 2012

 
Annonser:








STARTSIDA

CHEFENS VERKTYG

Lön

Personal

Kommunikation

Hälsa

Arbetsmiljö

Chefskap

Utveckling

Mallar

Avtal

UTBILDNINGAR

NÄTVERK

EVENEMANG

BLOGGAR

CHEF.EGO

EXPERTERNA

CHEFSJOBB

ANNONSERA

PRENUMERERA

OM CHEF

FAKTA OM CHEFER

Senaste chefsjobben

Alla lediga chefsjobb


Arbetsförmedlingens chef får toppbetyg
Ena stunden kramas hon, andra gormar och skäller hon och sätter ner foten så hårt att medarbetarna känner sig överkörda. Generaldirektören för Arbetsförmedlingen, Angeles Bermudez-Svankvist, har temperament men hamnar högt i Ledarligan.

Läs mer

Ledarligan – topplistan över de bästa och sämsta cheferna

Skapa ordning i kaoset på en kvart

Skrivbordet ser ut som ett bombnedslag. I inboxen är det smockfullt. Ge inte upp. Du kan få ordning på bara femton minuter.

Läs mer
Annons:
Som projektledare i grossistbranschen var David Stiernholm själv i stort behov av mer struktur. Han gjorde det mesta på uppstuds och kunde aldrig släppa jobbet.

David StiernholmAv en slump fick han David Allens klassiker om vardagseffektivitet »Getting things done« i sin hand och började införa metoderna i sin vardag.

Det hade han nytta av när han sedan fick ett arbete som ställföreträdande vd.
»Jag ville göra livet enkelt, eftersom jag i grunden är en njutningsmänniska och inte vill tänka för mycket på jobbet på min fritid.«

När han sedan började arbeta som konsult var hans affärsidé att hjälpa företag med strategifrågor. Men det var något annat de egentligen behövde.

»Jag märkte att strategierna sällan genomfördes. Det var alltid något annat som kom emellan. Först och främst behövde de hjälp med den personliga effektiviteten. Sedan kunde de ägna sig åt ledarskapet.«

Nu arbetar han som struktör, och hjälper bland annat chefer att få ordning i jobbkaoset.

De vanligaste strukturmissarna chefer gör är:
  •  man samlar »att göra«-noteringar på flera olika ställen. I mejlen, på post it-lappar, i datorn och i mötesanteckningar.
  •  man sorterar inte sina mejl i mappar.
  •  man samlar högar med papper som innehåller underförstådda »att-göra«- uppgifter.


Har din egen situation blivit olidlig?

Så här skapar du ordning om du har…

…en kvart
Satsa på en projektöversikt. Lista eller gör en mindmap över de projekt eller satsningar du driver just nu. Det kan både vara långsiktiga projekt som löper över flera år, eller ett inköp som kräver flera steg.
På varje projekt skriver du ner vad som är ditt nästa steg. Är det att ringa någon, skicka ett mejl, eller väntar du på besked?

David: »De som gör en projektöversikt känner ofta att de har bättre överblick och att de rör sig framåt.«

…en timme
Satsa på en komplett »att göra«-lista. 
Töm huvudet på allt du har att göra. Samla ihop alla lappar, alla mötesanteckningar och alla andra påminnelser som ligger och skräpar. 
Formulera listan i punkter som är konkreta uppgifter. Exempelvis »Ring x«, »mejla y«, »köp gem«.

När du har fått ner allt, kategorisera uppgifterna. Antingen efter:
- Vilket projekt de tillhör.
- Vilken kontext du ska utföra dem i; vid datorn, vid telefonen, med en kollega.
- Hur långt tid uppgiften tar; fem minuter, en kvart, en halvtimme.

…en dag

Satsa på en röjardag. Målet är att få struktur på högarna.
Redan innan du börjar, gör en projektöversikt och en att göra-lista, så du vet hur du ska kategorisera det som finns i högarna.
 Gå igenom hög för hög, se om det finns något i dem som är en att göra-uppgift. När du skrivit ner den, släng materialet. Om du måste spara, kategorisera i olika högar. Köp sedan in hängmappar, pärmar, brevkorgar eller plastfickor för förvaring.
Försök att hålla dig till så få system som möjligt. Om du förvarar material i både pärmar, mappar, korgar och tidskriftssamlare är risken stor att du tappar strukturen.

Av: Maria André

publicerat 2010-04-12


Betyg på artikeln


Sätt ditt eget betyg på artikeln:

.:

Jag kan varmt rekommendera Davids nyhetsbrev. Det är grymt även på engelska. Professorerna på Universitet här i Australien gillar det starkt också.

Ordning och reda har inga gränser!


Textpalatset:

Som skribent och projektledare med många texter och projekt i luften parallellt använder jag mig av följande knep: Förutom projektöversikt med plats för avbockning steg för steg av vad som ska göras har jag en matris bestående av fyra fält, där varje fält är en stor post it-lapp.

De två översta indikerar bråttom; de två undre mindre bråttom. De två till höger indikerar bråttom, och de två till vänster mindre bråttom. I varje fält skriver jag saker att göra. När “bråttom och viktigt”-lappen är avklarad tar jag bort den och tar itu med övriga fält.

Men visst är det så att jag varvar med “mindre bråttom och mindre viktigt”, för att det är snabbt gjort, eller för att varva tunga uppdrag som är viktiga.

Skönt att ta bort lapparna—oftast är de borta när fredagen kommer, och ofta skriver jag nya lappar på måndagen.


.:

Textpalatset: Smart att på så sätt få en tydlig överblick över dina prioriteringar. Samtidigt får du glädjen att skrynkla ihop och slänga de lappar som blir avklarade. Fysiska verktyg är inte att förakta.

Brorsan: Trevligt att höra att strukturknepen kommer till användning också på andra sidan klotet!


Helena Roth:

Jag rekommenderar oxå verkligen Davids nyhetsbrev - dimper in måndagmorgon. Jag skummar pdf:en och laddar sen ner podcasten till min IPhone. David är rolig att lyssna på, och hans 3-4 minuters KLART-tips är en fantastisk boost!


Hedin Exformation:

Bra tips - jag tror personligen det viktigaste “tricket” är att klargöra vilka aktiviteter som är “viktiga” & “mindre bråttom” och säkra att man planerar in tid för att få dessa gjorda ...lätt annars att “bråttom”-lapparna tar över ens liv ...
/Hedin



Kommentera artikeln:

Signatur:

Email (ej obligatoriskt):

Kommentar:

Kom ihåg min personliga information

Meddela mig om uppföljande kommentarer?

Fyll i ordet du ser nedan:





Percy

Percys 8 råd för styrelsearbete

Ojämlikt distansarbete

FEBRUARI: MEDIATRÄNING. CHEFEN OCH DREVET
Nicke Franchell, printchef på Aftonbladet, är en av Sveriges mest erfarna kvällstidningsjournalister. Med sina 28 år mitt i nyhetsflödet ger han Chefs deltagare en unik inblick i hur journalister tänker och fungerar.
Läs mer och anmäl dig här
Utveckla din karriär

Ska du börja din karriärresa måste du veta varifrån du startar. Höj dig över vardagsstrulet och skaffa dig lite helikopter-syn över din arbetssituation i dag.


Kontorsväxternas fem-i-topp

Övertid ger ökad risk för depression

gmfw: Övertid i sig är inget problem om det inte blir permanent. Det viktiga är att ha balans mellan arbete, övertid, socialt egenliv och motion. Men ännu viktigare är det att ha en bra chef,…

4

Kommentarer

Skönlitteratur ger djupare kunskaper i ledarskap

Tjocka o smala

Danska chefer ratar tjockisar

Unga drömmer om att bli ingenjörer

Annons:

Fingrar i kors

Många förskönar sitt CV

Bebisar

Halva föräldraledigheten en dröm för manliga chefer

Slutet för nio till fem?

JOO: Känns som en 20 år gammal artikel som grävts fram... Men videon var bra...

1

Kommentar

Mynt o piller

Högt pris för ohälsa

Tangentbord

Bli en vassare chef – du är bara några musklick bort

Mina medarbetare är ögontjänare

Kg: Hej på mitt jobb lokaliserade jag vilka det var. Sen kallade jag in dom och talade om att det accepterar vi inte här. Förmodligen dom som håller på mår dåligt. Erbjöd dom hjälp med…

11

Kommentarer

Tre faktorer som skyddar mot utbrändhet

Eva: Jag har arbetat med utmattningssyndrom i 15 år. De personer som jag kommit i kontakt med är nästan uteslutande mycket duktiga personer med bra arbeten. Det som däremot är genomgående…

5

Kommentarer

2012 – revolutionens år är här!

tb: Skojar du? Det finns inga "riktiga" intressen från de som har makten/pengarna att förändra någonting alls. Blir det någon förändring så blir det bara kosmetiska sådana! Vanliga döda…

1

Kommentar

En ny syn på auktoritet

Wesslan: Han skulle jag vilja ha som chef!

2

Kommentarer

Anders Borg

Anders Borg till Kompetensgalan

Para ihop ditt nätverk på lunch

oraklet: nöden har ingen lag

1

Kommentar

Årets första Chef

Chefer jobbar mest obetald övertid

L: Jag och flera kollegor jobbar som chef snarare 13 timmar övertid per vecka och inte per månad. Som chef har man ett högre ansvar och därmed högre lön. Det är inte alltid det täcker…

6

Kommentarer

Fem myter om framgångsrika företag

Finalisterna till Årets Chef klara

Annons:

Mest läst

Mest kommenterat

Annons:

De 10 främsta projektledningstrenderna för 2012
De 10 främsta projektledningstrenderna för 2012, enligt ESI lyder:1. Program management kommer att ta fart, men resurser är fortfarande en bristvara2. Samverkande mjukvarulösningar kommer att bli ett ... Läs mer
Läs andra bloggar

Policy, lön vid teambuilding, fester och firmaresor

Hej!

Vad är vanligt bet. lön och ersättning vid firmaresor, firmafester samt teambuilding?
Vi hade en …
Ur forum: Lön
2 svar
 01/30/2012 03:18 em


lögn och förtroende

Sedan urminnes tider har människan försökt, med olika knep, utröna
om den andre ljuger eller ej. …
Ur forum: Konflikt & dilemma
3 svar
 02/04/2012 04:29 em


vem kan man lita på ?

I de flesta anställningsärenden är personligheten - främst tillförlitligheten,
den tyngsta faktorn. Det är därför märkligt …
Ur forum: Karriär & kompetens
10 svar
 01/15/2012 03:24 em


NOTERAT
Danska chefer ratar tjockisar

UTBILDNING
Bli en vassare chef 


Omslag


Innehåll- och omslagsgalleri

»Hur hittar jag ett bra chefsnätverk?«
Experterna. En av våra läsare har kört fast och vill hitta ett bra nätverk att bolla med. Se vad vår karriärexpert svarar. Och kom gärna med dina tips!
Ställ en egen fråga
Läs fler svar från experterna

Gudrun Sjödén – ett kontrollfreak till chef
Gudrun Sjödén
Cheftest. Så är kändisdesignern som ledare – Chef har testat.

Mikael Ahlerups tuffa framgångsresa
Mikael Ahlerup
Årets Chef 2011. Nu är han på toppen. Men vägen dit har varit plågsam – både jobbmässigt och privat.
Undvik att trilla i charmfällan

Sa det klick under intervjun? Så här står du emot charmattacker när du ska rekrytera.
Varning för sociala personer

Forskning tyder på att sociala per­soner kan hämma arbetsprestationen.
Försening ger armhävningar som straff

armhavningar
Sverigechefen för Citroën, Magnus Bengtsson, bötesbelägger sen ankomst till möten med armhävningar.


»Vågar jag berätta att vi ska ha barn?«
Dilemmat. »Jag ska på intervju för ett nytt chefsjobb. Måste jag berätta att min fru är gravid och att jag kommer vilja vara föräldraledig?«. Ge vår läsare ditt råd!
Hur ändrar jag en tråkig jargong?
Vad gör man som ny chef på ett företag där medarbetarna ständigt kritiserar varandra? Det är frågan i veckans dilemma.
Ska de sjuka få jobba hemifrån?
»Å ena sidan tycker jag att de ska ta det lugnt, å andra sidan är det bra att jobbet blir gjort. Vad ska jag göra?«
Hur undviker jag att bli utmanövrerad?
»Det pratas mycket om effektiviseringar just nu i min organisation. Hur gör jag som chef för att inte bli utmanövrerad i samband med det?«
Ska jag berätta om alkoholproblemen?
En före detta kollega söker nytt jobb. Jag måste vara referens. Ska jag berätta om hans alkoholproblem?
Skicka in ett eget dilemma