Sök på Chef.se
Chef logo

Onsdag 22 februari 2012

 
Annonser:








STARTSIDA

CHEFENS VERKTYG

Lön

Personal

Kommunikation

Hälsa

Arbetsmiljö

Chefskap

Utveckling

Mallar

Avtal

UTBILDNINGAR

NÄTVERK

EVENEMANG

BLOGGAR

CHEF.EGO

EXPERTERNA

CHEFSJOBB

ANNONSERA

PRENUMERERA

OM CHEF

FAKTA OM CHEFER

Senaste chefsjobben

Alla lediga chefsjobb


Arbetsförmedlingens chef får toppbetyg
Ena stunden kramas hon, andra gormar och skäller hon och sätter ner foten så hårt att medarbetarna känner sig överkörda. Generaldirektören för Arbetsförmedlingen, Angeles Bermudez-Svankvist, har temperament men hamnar högt i Ledarligan.

Läs mer

Ledarligan – topplistan över de bästa och sämsta cheferna
styrelserum

Så tar du plats i ledningsgruppen

Är du ny i ledningsgruppen? Då finns det flera fallgropar. Här reder vi ut vilken roll en ledningsgrupp har och vad som förväntas av den som är medlem.

Läs mer
Annons:

Plats i ledningsgruppen. Det låter fint och förpliktigande. Men vad är det egentligen det handlar om? Grundantagandet är att ett företags ledningsgrupper ska göra ledarskapet mer effektivt.

Under 1970-talet började allt fler större organisationer införa ledningsgrupper, för att hjälpa chefen att skapa sig en övergripande bild av verksamheten och den framtida utvecklingen. Till att börja med samlades gruppen mest för att informera chefen, men numera deltar ledningsgruppen i många företag aktivt i styrningen. En författare talar om ledningsgruppen som »ett antal ledande personer inom en organisation, inklusive dess chef, vilka på ett planerat sätt arbetar i gruppform för att effektivisera ledningen.«

1. Förstärker beslutskraften
I dag förekommer ledningsgrupper i de flesta organisationer och företag. Grundregeln är att gruppen ska bestå av personer som kan förstärka chefens beslutskraft. Det innebär i de flesta fall personer som rapporterar till den chef som leder gruppen. Men i vissa fall – till exempel i samband med förändringar eller särskilda satsningar – kan eller bör gruppen förstärkas med olika specialister beroende på den typ av förändring eller satsning som är aktuell.
Olika ledningsgrupper arbetar naturligtvis på olika sätt, men några riktlinjer för arbetet är, att gruppen ska medverka till att skapa en gemensam uppfattning om omvärlden och den egna strategin, följa upp de viktigaste nyckeltalen, identifiera förändringsbehov och ta initiativ till nödvändiga förändringar.
Att bli medlem i en arbetsgrupp betraktas ofta som ett prestigeuppdrag. Men det innebär också skyldigheter och ansvar. Ett vanligt nybörjarfel är att tro att man representerar sin egen avdelning och inte hela företaget. En medlem i en ledningsgrupp ska:

• Medverka till en helhetssyn på företaget och ta itu med problem som ligger över hennes eller hans nivå.
• Vara lojal med de beslut som fattats i ledningsgruppen och vara beredd att argumentera aktivt också för sådana beslut som är negativa för den egna avdelningen.
• Respektera befintliga beslutsvägar och mötesfora. Hon/han bör inte ägna sig åt att delta i taktiska »förmöten« och liknande för att försöka skapa opinion för beslut.
• Hjälpa till att skapa en tydlig beslutsprocess och aktivt sprida information om besluten.
• Vara beredd att protestera om hon/han anser att gruppen är på väg att analysera eller fatta beslut på felaktiga grunder.

2. Siktar framåt
Ledningsgruppen ska alltså inte fördjupa sig i den dagliga verksamheten. Om ledningsgruppen fattar beslut som berör problem i den dagliga verksamheten finns det också risk att den skapar osäkerhet om var beslutsrätten egentligen ligger. Dessutom skapar sådana beslut dålig stämning eftersom de direkt ansvariga kan känna sig överkörda.
Ledningsgrupper är sällan särskilt stora. Mellan fem och åtta personer brukar anges som den optimala storleken. I en sådan grupp finns oftast den samlade kompetens som krävs samtidigt som alla får komma till tals. I mindre företag, med endast en eller några få avdelningar, kan ledningsgruppen utgöras av vd, några medlemmar av styrelsen och någon/några nyckelpersoner inom företaget.

3. Effektivitet kräver förberedelser
Men en ledningsgrupp blir inte automatiskt ett effektivt redskap för beslutsfattande. För att den ska bli det krävs att gruppmedlemmarna är överens om målet, motiverade, engagerade och trygga med varandra.
Gruppens effektivitet beror också på dess arbetssätt.
Det här är en del av ett referat från arbetet i en ledningsgrupp: »… en person [låg] i soffan och deltog i mötet därifrån och under slutskedet av mötet fick denne sällskap av ytterligare en person som … bläddrade i ett sjökort. Efter lunch stördes mötet av ringande mobiltelefoner …«
Det var en väl fungerande grupp med trevlig och familjär stämning. Men den borde uppenbarligen bli effektivare.

Det är emellertid inte i första hand tillgången till soffor, sjökort eller mobiltelefoner som gör ledningsgruppsmöten ineffektiva. Den vanligaste orsaken är dåliga förberedelser. En väl fungerande grupp har en tydlig agenda. Den, liksom underlag för diskussioner och beslut, skickas ut i förväg.

Då får alla möjlighet att förbereda sig och ta fram egna underlag för inlägg. Och deltagarna slipper läsa in underlagen under själva mötet. Det blir också lättare att undvika att diskussionen spårar in på områden, som ligger vid sidan av det som ska avhandlas.

En effektiv ledningsgrupp ser också till att någon, inför mötet, har fått till uppgift att ge en bild av det gemensamma resultatläget och presentera en kortfattad, aktuell lägesbeskrivning. Då kan den informationen ges snabbt och effektivt.

Under mötet kan gruppen spara tid om medlemmarna kortfattat beskriver vad deras avdelning gjort – och inte gjort – med anledning av tidigare beslut. Idealet är att det sker utan tidsödande försök till (bort)förklaringar till varför vissa saker ännu inte blivit genomförda eller släpar efter.

På så sätt blir det tillräcklig tid till mötets viktigaste punkt: analys och diskussioner kring aktuella beslutsärenden. Men att fatta beslut är en sak, att se till att alla är överens om vad som egentligen har beslutats är en annan. Därför är det viktigt att besluten är så tydliga att ingen i gruppen kan missuppfatta dem. Som ny i gruppen måste du våga erkänna om du är osäker på att du uppfattat beslutet rätt.

4. Förtroende kräver information
Tydligheten är också betydelsefull när beslutet ska presenteras för de medarbetare som berörs och/eller ska genomföra det. De bör också få en redogörelse för bakgrunden.
Den första förutsättningen för att medarbetarna ska förstå beslutet är att informationen fungerar, det vill säga att medarbetarna verkligen får veta vad som har beslutats. Det kan verka självklart, men dålig information är ett av ledningsgruppernas största problem. Det leder i sin tur till att medarbetarnas förtroende för ledningsgruppen minskar.

Det är alltså viktigt att ledningsgruppen arbetar aktivt för att sprida information om sina beslut. Det kan ske vid allmänna informationsmöten, genom möten med andra chefer, via mejl, med hjälp av en egen avdelning på företagets hemsida och så vidare.
Undersökningar av hur information om beslut om förändringar fungerar visar också, att det inte räcker med att informera vid ett tillfälle. Budskapet måste upprepas under förändringens gång. Det ska också göra klart vilka åtgärder som ska vidtas och hur dessa kommer att påverka de anställda.

5. Ett vinnande lag
Den ideala ledningsgruppen har medlemmar som inte bara bidrar med sina speciella yrkeskunskaper utan också kompletterar varandra som personligheter.
Enligt professor Ichak Adizes, chef för Adizes Institute, krävs fyra olika ledarstilar för att skapa en framgångsrik företagsledning eller ledningsgrupp:
• Produceraren, som driver på och vill se att något blir gjort;
• Administratören, som ser till att det finns regler och att de följs;
• Entreprenören, som presenterar visioner och inspirerar till nya idéer;
• Integreraren, som arbetar för att skapa team-känsla, samsyn och trivsel.

Det är långtifrån alltid som en ledningsgrupp kan få tillgång till personer med just dessa egenskaper. Men i större företag, där valet kan stå mellan flera personer med liknande kunskaps- och ansvarsområden, kan gruppens effektivitet ökas genom att man väljer personer med ledarstilar som kompletterar varandra.

6. Chefen är alltid ansvarig
Vilka som än ingår i ledningsgruppen så är emellertid chefens eller ledarens attityd och arbetssätt avgörande för hur gruppen kommer att fungera. Vissa forskare hävdar till och med att hon eller han är halva gruppen.
En skicklig chef kan se och ta tillvara de olika gruppmedlemmarnas kunskaper och personligheter, utveckla gruppen genom att höja kraven, försöka påverka de enskilda medlemmarnas tankesätt och skapa visioner. Hon eller han kan vidare stimulera gruppen genom att förändra normer och mål.

Ledningsgruppen arbetar med att ta fram underlag för beslut och med att fatta beslut. Men det innebär inte att besluten måste vara enhälliga. Det slutliga beslutet fattas av chefen. Ledningsgruppen är i första hand ett rådgivande organ och det är chefen som är ansvarig inför sina överordnade. Och om chefen är vd är det hon eller han som är ansvarig enligt aktiebolagslagen.

Men det är viktigt att även de gruppmedlemmar som argumenterat mot ett beslut stöder beslutet när det väl är fattat. Det kan vara svårt om beslutet till exempel innebär nedskärningar inom den egna avdelningen. Då är det viktigt att komma ihåg att ledningsgruppen ska se till hela företagets eller organisationens bästa.

Den medlem av en ledningsgrupp som inte stöder ett beslut, och dessutom ger uttryck för det inom företaget, undergräver ledningsgruppens auktoritet och skapar motsättningar inom företaget. Den som anser att hon eller han absolut inte kan stödja ett beslut som ledningsgruppen har fattat har egentligen bara ett alternativ: Att lämna ledningsgruppen.


Källor: »Ledningsgruppens dynamik« av Bo Jäghult, Agneta Philip och Gunnar Selin, Liber Ekonomi 2002. »Effektiva ledningsgrupper?«, kandidatuppsats 2004 vid Handelshögskolan, Göteborgs universitet, av Emma Andersson och Jenny Holmström. »Tid är dyrbar och det gäller att göra det bästa möjliga av det man har«, utvärdering av ledningsgrupp, magisteruppsats 2005 vid psykologiska insitutionen vid Stockholms universitet av Anna Malmén. »Hur kan ledningsgruppen försäkra sig om att ett budskap uppfattas på önskat sätt?«, C-uppsats i företagsekonomi 2007 vid Luleå tekniska universitet.

Av: Börje Isaksson

publicerat 2008-05-25


Betyg på artikeln

21321 (2/5), baserat på 12 röster


Sätt ditt eget betyg på artikeln:

K.K:

Intressant, tackar för detta!



Kommentera artikeln:

Signatur:

Email (ej obligatoriskt):

Kommentar:

Kom ihåg min personliga information

Meddela mig om uppföljande kommentarer?

Fyll i ordet du ser nedan:





HR-filmer

Se finalisterna till HR-chef 2012

Hans Hemmingsson

Plötsligt dog chefen

22 FEBRUARI: MEDIATRÄNING. CHEFEN OCH DREVET
Nicke Franchell, printchef på Aftonbladet, är en av Sveriges mest erfarna kvällstidningsjournalister. Med sina 28 år mitt i nyhetsflödet ger han Chefs deltagare en unik inblick i hur journalister tänker och fungerar.
Läs mer och anmäl dig här
Gör dig förstådd

Blir du alltid missförstådd? Så når du bättre fram med ditt budskap.


Vasaloppet

Vi lottar ut tio startplåtar till Vasaloppet

Verkligheten har hunnit i kapp Generation Y

Lasse: Varje generation förflyttar nog ändå positionerna i samhället en liten bit med sina värderingar. Jag tror världen eller åtminstone västvärlden hade sett sämre ut utan 60-och 70-talets…

5

Kommentarer

Sommar

Sommarplanera nu

Pengar

Kommunens resultat märks i chefens plånbok

Uppblåst självförtroende ger obalans

The truth shall set you free: Rubriken borde vara, "Självförtroende bidrar till din karriärutveckling" eller varför inte "Utveckla ditt självförtroende om du vill bli framgångsrik i karriären". Tror man inte på…

1

Kommentar

Annons:

»Våga välja striden«

Ali: Dags att förändra det ordet " Strid". Striden är gammal och hänger ihop med konflikter, krig coh smmandrabbning. Modern tid kräver öppet komunikation, sammanhållning, och jobb i team…

2

Kommentarer

Henrik Dorsin

Den svenska chefen: Ett skämt

Chefs medarbetare

Välkommen till nya Chef!

Jan Scherman

Nästa avsnitt för Scherman

Sålla information nytt chefsyrke

Gut: Hej, Cio är IT-chef. VD är CEO. Hälsningar Thomas

1

Kommentar

Häktet - en oförutsägbar arbetsplats

Percys 8 råd för styrelsearbete

Peter Reivall: I stort tillämpligt även i mindre företag som arbetar med en aktiv styrelse. Särskilt punkterna 3, 4 och 5 fann jag bra.

1

Kommentar

Ojämlikt distansarbete

Fredrik B: Roligt att Microsoft tar inititativet, fast de säljer en av de dyraste och klumpigaste lösningarna för distansarbete.

1

Kommentar

Kontorsväxternas fem-i-topp

MasterPutte: Inte konstigt att man blir ytterligare deprimerad när man bara får se dessa ovan nämnda tråkiga och intetsägande bladväxterna på arbetsplatsen. För att personalen skall bli piggare…

1

Kommentar

Övertid ger ökad risk för depression

Mårten: Bra artikel, men har forskarna uteslutit att både övertidsarbete och depression är resultat av överambition (A-personlighet)?

6

Kommentarer

Skönlitteratur ger djupare kunskaper i ledarskap

Tjocka o smala

Danska chefer ratar tjockisar

Unga drömmer om att bli ingenjörer

Fingrar i kors

Många förskönar sitt CV

Bebisar

Halva föräldraledigheten en dröm för manliga chefer

Annons:

Mest läst

Mest kommenterat

Annons:

European Cyclists’ Federation
//Elisabeth Stjernstoft - //Elisabeth Stjernstoft
Läs andra bloggar

Kränkande intervjuer!

När man blivit kallad till intervjuer förväntar man sig att bli bemött med respekt eller som en …
Ur forum: Karriär & kompetens
1 svar
 02/12/2012 09:10 em


Kvinnliga akademiker – ”indragna av katten”?

Har under min karriär kunnat konstatera ett fenomen (och en bekräftelse på diskriminering) när akademiska par anställs …
Ur forum: Karriär & kompetens
1 svar
 02/12/2012 11:04 fm


Policy, lön vid teambuilding, fester och firmaresor

Hej!

Vad är vanligt bet. lön och ersättning vid firmaresor, firmafester samt teambuilding?
Vi hade en …
Ur forum: Lön
2 svar
 01/30/2012 03:18 em


DEBATT
Rektorsbristen – Sveriges allvarligaste framtidsproblem just nu

AKTUELLT
Henrik Dorsin om sin roll i humorserien Kontoret
UNDERSÖKNING
Vad röstar svenska chefer på? 


Omslag


Innehåll- och omslagsgalleri

»Hur hittar jag ett bra chefsnätverk?«
Experterna. En av våra läsare har kört fast och vill hitta ett bra nätverk att bolla med. Se vad vår karriärexpert svarar. Och kom gärna med dina tips!
Ställ en egen fråga
Läs fler svar från experterna

Gudrun Sjödén – ett kontrollfreak till chef
Gudrun Sjödén
Cheftest. Så är kändisdesignern som ledare – Chef har testat.

Mikael Ahlerups tuffa framgångsresa
Mikael Ahlerup
Årets Chef 2011. Nu är han på toppen. Men vägen dit har varit plågsam – både jobbmässigt och privat.
Undvik att trilla i charmfällan

Sa det klick under intervjun? Så här står du emot charmattacker när du ska rekrytera.
Varning för sociala personer

Forskning tyder på att sociala per­soner kan hämma arbetsprestationen.
Försening ger armhävningar som straff

armhavningar
Sverigechefen för Citroën, Magnus Bengtsson, bötesbelägger sen ankomst till möten med armhävningar.


»Vågar jag berätta att vi ska ha barn?«
Dilemmat. »Jag ska på intervju för ett nytt chefsjobb. Måste jag berätta att min fru är gravid och att jag kommer vilja vara föräldraledig?«. Ge vår läsare ditt råd!
Hur ändrar jag en tråkig jargong?
Vad gör man som ny chef på ett företag där medarbetarna ständigt kritiserar varandra? Det är frågan i veckans dilemma.
Ska de sjuka få jobba hemifrån?
»Å ena sidan tycker jag att de ska ta det lugnt, å andra sidan är det bra att jobbet blir gjort. Vad ska jag göra?«
Hur undviker jag att bli utmanövrerad?
»Det pratas mycket om effektiviseringar just nu i min organisation. Hur gör jag som chef för att inte bli utmanövrerad i samband med det?«
Ska jag berätta om alkoholproblemen?
En före detta kollega söker nytt jobb. Jag måste vara referens. Ska jag berätta om hans alkoholproblem?
Skicka in ett eget dilemma