Dina medarbetare kan inte kräva att du skriver ett betyg när de slutar, men det är praxis på arbetsmarknaden att arbetsgivare utfärdar ett betyg om en anställd frågar efter det. Dessutom står det inskrivet i de flesta kollektivavtal att arbetsgivaren ska lämna betyg om arbetstagaren begär det.

Men hur ska du skriva för att andra chefer ska förstå hur din medarbetare presterat och vad du tycker om honom eller henne? Finns det någon »rikslikare« för betygsskrivning? Ett betyg ska vara så objektivt som möjligt, alltså sakligt och korrekt, även om det grundar sig på subjektiva omdömen.

Det allt flexiblare arbetslivet kommer säkert att påverka förekomsten av betyg, men än så länge kan det vara en god hjälp för grovgallringen vid urval och rekrytering. Om de är rätt och riktigt utformade vill säga.

Till att börja med är det bra om ditt företag har en rutin för hur betygen ska se ut och tas fram. Det är ganska vanligt att chefen gör ett betygsutkast till personalavdelningen, som kompletterar och skriver ut originalet. Den person som sedan ska vara referent för den anställde skriver sedan under betyget.

Intyg och betyg innehåller i princip samma information, men intyget saknar vitsord och omdömen. Innehållet kan delas in i fem block: fakta, beskrivning av arbetsuppgifterna, befattningskraven, vitsorden och ett sammanfattande betyg.

1.    Faktadelen består av personuppgifter, anställningstid, omfattning (heltid eller deltid), befattning/-ar, ev. längre tjänstledigheter och orsak till att anställningen upphör.
Orsaken ska vara klart och tydligt angiven, »på egen begäran«,  på grund av arbetsbrist, konkurs, nedläggning. Står det inget om varför personen har slutat finns det skäl att fråga varför.

2.    Beskrivningen av arbetsuppgifter och nivå i organisationen, och ansvar och befogenheter bör vara relativt utförlig, utan att bli detaljerad. Det här är den viktigaste informationen tillsammans med vitsorden. Det är detta en ny arbetsgivare tittar efter, relevanta erfarenheter och utveckling i jobbet.

3.    Befattningens krav. Därefter beskrivs vilka krav befattningen ställt på kunskaper, erfarenhet och utbildning, och personlighetsmässiga krav. Kom ihåg att det är befattningen det gäller, inte individens faktiska utbildning eller egenskaper. Ibland kan det vara svårt att skilja på detta, eftersom individen alltid sätter sin prägel på ett jobb.
Du kan använda ord som ta ansvar, prioritera, samarbeta, kommunicera, självständighet, omdöme, uthållighet, initiativförmåga, analysförmåga, kontaktförmåga, förmåga att se helheten med mera.

Det är de viktigaste yrkesmässiga kompetenskraven och de mest utmärkande personliga egenskaperna som befattningsinnehavaren behöver för att klara jobbet som ska anges. Var saklig och kortfattad, spara den målande beskrivningen till nästa block.


4. Vitsorden.
 Titta nu igenom vad du skrivit för befattningskrav, för det är mot dessa som du ska mäta individens insatser. Hur bra har personen skött sig och vilka personliga egenskaper vill du vitsorda eller förbigå? Det är arbetsskickligheten du ska bedöma, inte lång och trogen tjänst även om det självklart påverkar hur säker du kan vara i dina omdömen.

Det kan också vara bra att prata med flera om deras åsikter för att få en så balanserad och rättvis bild som möjligt. 

Vitsorden bör utgå från en skala så att man kan jämföra mellan de bästa och de sämsta. Alla i företaget bör använda samma skala och en tregradig är tillräcklig. Exempelvis: God, Mycket God och Utmärkt. 

Man kan också använda en skala med fem steg: exempelvis
B (till vår belåtenhet) Ba (till vår fulla belåtenhet), AB (med gott resultat), a (med mycket gott resultat), A (med utomordentligt gott resultat).

Det är mycket ovanligt att ge negativa omdömen i ett betyg. Det man gör är i stället att utelämna vitsord. När du läser ett betyg är det alltså viktigt att jämföra kraven med vad vitsorden tar upp eller helt enkelt utelämnar för att tolka det rätt.

5.    Sammanfattande betyg
Det femte och sista blocket ger ett sammanfattande betyg, en totalbedömning.
Med fem steg kan det låta så här:

5 – Utmärkta/allra bästa rekommendationer
4 – Är det ett nöje att rekommendera
3 – Vill vi ge goda rekommendationer
2 – Kan vi rekommendera
1 – Önska lycka till