När du ska sätta lön är det viktigt att fokusera på medarbetarens prestation – inget annat. Men nyckeln till bra lönesättning är att ha ett gott underlag för din bedömning. Det får du genom en löpande dialog mellan dig och medarbetaren under året.

Det sista är Charlotta Rehmans bästa tips för att känna sig trygg när man ska sätta lön. Hon är försäljningschef på TeliaSonera och har tio års erfarenhet av lönesättning. Här ger hon dig några goda råd:

1.  Lönepolicy – grunden för allt
Företagets lönepolicy är basen för lönesättningen. Den ska du kunna luta dig mot under hela processen. Finns det ingen inom din verksamhet, kräv en. Den ska innehålla tydliga belöningskriterier.

På TeliaSonera använder man sig av individuell lönesättning. Lönen sätts efter följande kriterier:
a) Arbetets innehåll och ansvar
b) Förmåga att hantera olika situationer (kunskap, förmåga och vilja)
c) Prestation och uppnådda resultat
d) Lönemarknaden i stort

Vanligtvis fungerar lönesamtalet som en summering av utvecklingssamtalet. Det är i utvecklingssamtalet medarbetaren ska få den stora återkopplingen på hur han/hon presterat under året.

På TeliaSonera finns det en befattningsplan knuten till varje tjänst. Utifrån varje befattning tar HR-avdelningen sedan fram ett lönespann. Det lönespannet måste chefen sedan hålla sig inom.


2. Se över ditt mandat
Innan du sätter dig ner och förbereder lönesättningen, kontrollera vilket mandat du har. Hur stort utrymme har du att röra dig inom? På TeliaSonera är ramarna fasta.
”Alla ledare sätter lön inom det spann vi fått från HR-avdelningen. Vi arbetar också enligt farfarsprincipen som betyder att man ska samråda med närmaste högre ledare innan man sätter lönen. För en ny chef kan det vara bra att bolla med sin chef om man är osäker”, säger Charlotta Rehman.

3. Förbered dig
Om du har haft återkommande samtal med din medarbetare under året behöver du inte lägga lika mycket tid på att förbereda lönesamtalet. Då har du koll på medarbetarens prestation och resultat.
”Jag utgår från befattningsplanen och tar fram de viktigaste kriterierna för tjänsten. Utifrån dem värderar jag sedan medarbetarens resultat. Då har jag ett kvitto på vad personen har presterat under året”, säger Charlotta Rehman.

För alla medarbetare har hon en personlig utvecklingsplan, där CV:t också är inlagt. Prestationen under året vägs samman med personens kompetens och matchas sedan med lönespannet från HR-avdelningen, och den befintliga lönen.


4. Samtalet – diskutera prestation
På TeliaSonera pratar man inte om själva beloppet på lönesamtalet, endast prestation. Modellerna kan se olika ut inom olika verksamheter, men det är ändå viktigt att du håller dig till vad medarbetaren åstadkommit under året.

”Ledarens fokus är att diskutera prestation. Lyssna på vad medarbetaren förväntar sig, men diskutera inte själv eventuella lönepåslag. Var saklig och tydlig i samtalet. Vi lovar aldrig några belopp eftersom vi förhandlar med fackliga organisationer efteråt. Därför kan vi inte lova en exakt summa”, säger Charlotta Rehman.

När du har meddelat din bedömning, kontrollera sedan att budskapet nått fram genom att fråga:
”Hur har du uppfattat det jag har sagt?” och ”Håller du med om det?”
Detta är viktigt för att känna av om ni har samma bild.

5. Om det är jobbigt – kräv utbildning
På TeliaSonera får alla chefer en basutbildning, där teoretisk och praktisk kunskap i lönesättning ingår. Men det allra bästa är att öva på lönesättning. På låtsas.

”Jag tränade mycket på mina kollegor innan jag började sätta lön. De fick spela medarbetare och jag gjorde alla fel man kan tänka sig. Men det gjorde inte så mycket eftersom det bara var en träningsmatch. Mitt råd är att öva på en kollega eller chef innan man har lönesamtal”, säger Charlotta Rehman.

Som chef har du rätt att få utbildning i lönesättning. Kräv det om du inte redan har fått det.