Lagret brinner upp. En nyckelperson inom företaget avlider plötsligt. En medarbetare har laddat ner barnpornografi på arbetstid. Hälften av arbetsstyrkan måste sägas upp. Exemplen på kriser är många.

Du som chef har en viktig roll om ditt företag drabbas. Det fick Lottie Knutson, informationschef på Fritidsresor känna på när flodvågskatastrofen i Thailand inträffade annandag jul 2004.

1. Skaffa information och samla trupperna
”Jag fick informationen från vår personal på plats. Det var mycket fragmenterat och otydligt. Min första reaktion var: Är det ett skämt? Andra tanken var: Vi måste få mer fakta.”

Enligt Fritidsresors krisplan fortsatte hon larmkedjan och kallade in beredskapsledaren. Alla nyckelpersoner fick den information som var tillgänglig.

2. Sätt fokus
För att krisarbetet ska bli mer effektivt är det bra om ni prioriterar vem som står i centrum: medarbetarna, kunderna, ägarna?

”Vi bestämde oss för en linje att hålla oss till. Vi hade tidigt fokus på de drabbade och deras anhöriga. Annars hade organisationen stretat i många olika riktningar. I första fasen tänkte vi varken på hur det skulle drabba oss ekonomiskt eller på vad våra ägare skulle säga. Och så utgick vi ifrån det värsta.”

3. Lita på din kunskap
Som chef är du både van vid stress och att lösa problem. Du har också en djup kompetens inom din bransch. Lita på den. Men glöm inte bort att ta hand om dig själv. Utan sömn, mat och återhämtning är det lätt att du kroknar. 

”Jag gick in i min yrkesroll, som jag har mycket rutin i. På jobbet blir jag lugnare när det blåser snålt. Jag var också noga med sömnen. Vi införde tidigt treskift, så att ingen skulle jobba 24 timmar om dygnet. För att få ett avbrott gick jag alltid en runda runt kvarteret när jag kom hem.”

4. Var generös med information
Försök vara så öppen som möjligt med vad som händer. Ge även information till de i verksamheten som inte är direkt berörda. Annars är det lätt att ryktesspridningen sätter igång. 

”Alla, verkligen alla, inom företaget berörs när en kris inträffar. Även de som inte står på barrikaderna måste få information under krisen och debriefing efteråt.”

Debriefing  är en genomgång efter krisen där man diskuterar vad som hände. Medarbetarna får då chans att tala om sina känslor och erfarenheter av krisen. En typisk debriefing äger rum 1-3 dagar efter en traumatisk händelse. Oftast handlar det om ett möte som varar i 2-3 timmar. På det sättet bearbetar man stressreaktionen snabbare och kan återhämta sig. Man kan också erbjuda samtal med psykolog eller terapeut till dem som drabbats hårdats av krisen.

5. Öva, öva, öva
Har din verksamhet inte drabbats av en kris än? Bra, då har du chans att förbereda dig. Att öva är nämligen nyckeln till bra krishantering, enligt Lottie Knutson.

På Fritidsresor har man krisövningar vartannat år, exempelvis tränar man på fingerade hotellbränder.

”Många företag och organisationer har fina krisberedskapspärmar, men de har aldrig provat sina teorier i praktiken. Som chef vet man inte hur man reagerar under hård press förrän man får öva på det. Så mitt bästa tips är att öva regelbundet. Man är skyldig sina medarbetare att testa organisationen under hård press. Varenda gång vi har övning på Fritidsresor så ser vi saker som behöver förbättras i vår krisplan.”