Så fixar du billigare möten

En videokonferens kan vara bättre än ett möte i verkligheten. Men då måste den ske på rätt sätt.

Annons:

Grundregler för videokonferensen
✱ Var minst lika förberedd inför en videokonferens som du skulle vara inför ett personligt möte.
✱ Prata tydligt.
✱ Titta in i kameran.
✱ Klä dig korrekt.
✱ Välj inte för färggranna kläder.
✱ Arbeta med dokumentkameran på ett effektivt sätt.
✱ Tänk på att allt du säger spelas in och i vissa fall (och då kanske i strid mot överenskomna regler) skulle kunna användas i ett för dig ofördelaktigt sammanhang.

Videokonferens i fullformat

Videokonferens i fullformat

Artiklar som länkar till denna:

Kurser som behandlar detta ämne:

Jag Chef: Steg 2

Jag Chef: Steg 1

Chef i multikulturella arbetsgrupper

Beteendepsykologi för chefer

Kommunicera som chef

Löne- och medarbetarsamtal

Effektiv som chef

Arbetsrätt för chefer

Bli Bli medlem / logga in för att lägga till egna taggar.

Genom att ha en videokonferens i stället för ett traditionellt möte kan alla inblandade parter spara mycket energi och resurser. När allt fungerar som bäst kan en videokonferens vara effektivare än ett personligt möte.
Tekniken bakom videokonferenser har i princip funnits sedan 30-talet då de första tv-sändningarna genomfördes. Marknaden för videokonferenser växte fram på 80-talet, men det var först i början av 2000-talet som konturerna av ett samhälle där videomöten tillhör vardagen kunde börja skönjas.

Tanken bakom videokonferenser är givetvis att spara tid och pengar genom att slippa resa till en plats för att genomföra ett möte. I stället för att flyga till New York, Vancouver eller Bryssel kan mötet ske i kontorets konferensrum, hemma eller på någon annan valfri plats. Om allt görs på rätt sätt och tekniken fungerar kan en bra videokonferens nästan vara som att träffas på riktigt.

Vissa erfarna mötesdeltagare har vittnat om att videobaserade möten ibland också kan vara bättre än »riktiga« möten. Anledningen kan dels vara skicklig kamerateknik – inzoomningar på de personer som för tillfället talar kan växlas med bilder på de övriga deltagarna för att möjliggöra avläsningar av stämningar och reaktioner – dels det faktum att många deltagare på videokonferenser ofta koncentrerar sig mer än vad de gör vid traditionella möten.

Att videokonferensen ska vara lika bra eller bättre än ett riktigt möte är dock inget krav. I stället är videokonferensen en möjlighet som ibland kan vara att föredra framför alternativen.

Skype och msn

Du kan också ha videomöte i din egen dator. Med en bärbar dator kan du i stort sett välja vilken plats som helst för ditt möte. Bland dem som erbjuder videosystem på internet i dag finns bland annat Skype och msn. Videosamtalen kan genomföras med fullskärmsbild och synkroniserat ljud. Tjänsterna finns tillgängliga gratis och det är enkelt att komma i gång om du och den du ska kommunicera med har samma tjänst, en webbkamera och ett headset. Placera din webbkamera mitt på skärmen. Då får du ögonkontakt med den du talar med om han eller hon gör samma sak.

Om det gäller viktiga affärsmöten kan den här typen av videosamtal rekommenderas för personer som har träffat varandra tidigare. Men detta behöver inte vara ett krav om riktigt bra videokonferensutrustning används.
Högkvalitativa videokonferenser kräver professionella leverantörer av konferenssystem. (Genesys Conferencing tillhör dem som anses vara bäst på detta område.) En sådan konferens är ofta inte begränsad till två parter, utan flera kan deltaga, kanske från olika länder. Bortsett från att parterna kan se och höra varandra finns det också möjlighet att via dokumentkameror visa texter, diabilder, ritningar och olika föremål.

Videokonferenser kan vara mycket bra och effektiva. Men de ersätter inte det sociala mötet i form av trevligt småprat och möjligheterna att skapa förtroende genom att bekanta sig närmare med deltagarna utanför konferensrummet. Framöver kanske de traditionella konferenserna i högre grad kommer att fokusera på den trevliga sociala sidan, vilken är nog så viktig för att lägga en bra grund för lyckade affärer och samarbeten.

Fotnot: Artikeln är hämtad ur Pocketguiden Chefens teknik, från Chef nr 4/07

Av: Måns Widman

publicerat 2009-04-15