När man kommer tillbaka till jobbet efter en lång ledighet hamnar man ofta i samma situation varje gång. Som chef måste du beta av de allra mest brådskande arbetsuppgifterna, men du når aldrig ner till de viktigaste ärendena.
Ta ett steg tillbaka. Här är tio tips som gör dig mer effektiv i år:
1. Planera morgondagen i dag
Japp, det låter enkelt, men gör du verkligen det?
Innan du går hem för dagen, gå i genom morgondagens agenda och kontrollera att du har förberett dig för vad som ska hända. Skriv en kort att göra-lista för nästa dag och gärna i prioriteringsordning.
2. Ranka dina arbetsuppgifter
För att veta hur mycket tid du ska lägga på respektive arbetsuppgift måste du också veta hur pass viktig den är.
Det är lätt hänt att mejl, samtal med medarbetarna och ändlösa möten tar en stor del av din arbetsdag. Men vilka arbetsuppgifter leder till att din verksamhet når sitt mål? Kanske ska strategiarbete eller omvärldsbevakning komma högre upp på din prioriteringslista. Avsätt i så fall tid för dessa uppgifter och bestäm i förväg hur mycket tid de får ta.
3. Sätt små beteendemål
För att fokusera på det som är viktigt, sätt ett nytt mål varje vecka som ökar din effektivitet.
Exempelvis: bestäm dig för att inte svara på personliga telefonsamtal medan du jobbar.
Det kan hända att du ibland måste bryta mot din målsättning, men se det då som ett undantag.
4. Maximera din lediga tid
För att bli riktigt effektiv på jobbet måste du kunna vila när du är ledig.
Ha ett litet anteckningsblock med dig på fritiden där du antecknar jobbidéer som dyker upp. Släpp sedan det du funderat på. Mobiltelefonen är också ett bra verktyg. Den har ofta en påminnelse- eller kalenderfunktion som du kan använda dig av för att skriva ner det du behöver komma ihåg till nästa arbetsdag.
5. Ta pauser
När du pausar får hjärnan chans att komma ikapp. Genom att ta en halvtimmes promenad på lunchen eller bara fem minuter då du lämnar din stol, får du en chans att ladda om och hitta ny energi. Det lönar sig sällan att sitta och kämpa med samma problem i flera timmar i sträck. För att pauserna verkligen ska bli av, lägg in dem i ditt dagliga schema.
6. Försök hitta en balans
De tuffa ekonomiska tiderna gör att pressen nu blir ännu hårdare för att lyckas nå ett bra resultat. Givetvis ska du göra allt i din makt för att din verksamhet ska blomstra, men inte på bekostnad av din egen hälsa. Se till att du får tid över till fritidsaktiviteter som du gillar. När du gör saker du njuter av brukar de kreativa tankarna poppa upp av sig själv.
7. Begränsa distraktionerna
Vissa uppgifter kräver största möjliga tyssstnad och koncentration. Avsätt tid för dessa i din kalender, stäng dörren, stäng av telefonen och stäng ner ditt mejlprogram.
8. Rensa, rensa, rensa
Det är en av de tråkigaste sakerna som finns, men att städa skrivbordet kan frigöra stora mängder tid i framtiden. Städa även skrivbordet på din dator och rensa ut din mejlbox. Ta som vana att rensa mejlboxen åtminstone en gång i veckan.
9. Ta det värsta först
Varje dag brukar det finnas en uppgift man bävar inför eller vill skjuta på. Ett telefonsamtal du måste ringa, ett medarbetarsamtal du skjutit på framtiden, en rapport som verkar erbarmligt tråkig? Ta dessa ärenden först på dagen, så har du det överstökat sedan.
10. Delegera mera
Gå varje dag igenom din att göra-lista och se vilka uppgifter du kan delegera.
